Her vil de seneste referater fra bestyrelsesmøder blive lagt op.

******************************************************************

Dato: 25. Januar

Sted: Teams

Deltagere: Peter Bang, Peter Kolby, Anna, Michael, Kenni, Behrang og Mia

Referent: Mia

ARBEJDSOPGAVER:

  1. Sager til behandling
    1. Udskiftning af elevator: Peter Bang har fået tilbud fra Kone om løbende udskiftning af elevtorer i hele ejendommen. Tilbuddet mangler dog pris på eventuelle nye udskæringer samt evt. ny strømføring. Kone bliver bedt om, at lave et estimat den samlede pris for opgaven.
    2. Vandindtræning i kælderen: Renoveringen af asfalten ved opgang 26 er udført. 4 ud af de 6 lysstandere ved p-pladsen er løse hvilket kan være medvirkende årsag til vandindtrængning i kælderen. Peter Kolby undersøger sagen, og vender tilbage på næste bestyrelsesmøde.
    3. P-licens: Vi er blevet enige om, at beboerne enten kan få gæstebilletter på papir eller i app’en. Der bliver skrevet et nyt nyhedsbrev, der præciserer dette.
    4. Opgangsbelysning: To beslysningsfirmaer APJ og Wounlund har givet et oplæg til hvordan belysningen i ejendommen kan optimeres. Vi mangler tilbud fra det ene af firmaerne. Når dette tilbud er kommet vil vi tage stilling til hvilke tilbud der bedst matcher vores behov. Der kigges både på ny belysning i opgange, kælderrum og parkeringskælder.
    5. Trello: Vi rydder op i Trello til sommer, hvor vi kan sidde sammen og gennemgå alle de gamle kort.
    6. Facaderenovering: Der arbejdes videre med at få prisen på opgaven optimeret. Anna og Behrang tager kontakt til PJP endnu en gang.
  1. Henvendelser fra beboere
    1. Der har været beboerhenvendelse om smagen af vandet i lejl. 48. – Bestyrelsen undersøger om der er andre beboere der har samme problem.
    2. Lugtgener i lejl. 98: Sagen er løst

****************************************

Referat

 

 

Dato: 10. December 2020

Sted: Teams

Deltagere: Kenni, Anna, Peter Bang, Peter Kolby, Behrang og Mia.

Referent: Mia

ARBEJDSOPGAVER:

  1. Sager til behandling
    1. Probo undervising – Vi afventer og ser om Probo kan bruges til booking af faciliteter. Behrang undersøger sagen og vender tilbage.
    2. Opgangsbelysning- Wounlund-el sender en prøvelampe, og så prøver vi den. Behrang går videre med sagen.
      1. Lyset i opgangen 30-32-34-36 undersøges i forhold til længden af lysintervallet.
      2. Behrang undersøger hos Tomas hvad regningen fra APJ-Elanlæg om fejlfinding på udendørs lys dækker over, og om den hænger sammen med belysningsprojektet.
    3. Manglende strømpeforing i kælderen. Udbedringen går fremad som planlagt. Der bliver skiftet rør i kælderen, og det ser fornuftigt. Anna og Tomas har kontrolleret forskellige lejligheder uden af finde mangler, og der er ikke grundlag for yderligere stikprøver.
    4. Lugtgener i lejl. 98: Årsagen til problemet er ikke fundet endnu. Jan Krontoft fra Appelhauge har undersøgt sagen. Anna følger op på det.
    5. Muse-situationen – Der har været en del mus i ejendommen. Der kommer et nyhedbrev om, hvordan man håndtere mus i lejligheden.
    6. Facaderenovering – Der arbejdes videre med at få tilbud om renovering af facaden i opgangene 30-36 mod gården. Bestyrelsen holder møde med Boligrådgiverne mandag den 15. december 2020. Vi betræber os på at overholde renoveringsplanen som den forelægger.
    7. Parkeringsaftalen: Der er lige nu 120 registrede biler i ejendommen, som er overført til ny parkeringsaftale. Biler skal stadig registreres hos viceværten. Der komme er vejledning ud til alle beboere om hvordan gæsteparkeringen fungere. Motorcykler skal også registrers. Vi regner med at parkeringaftalen træder i kraft midt januar.
    8. Fitnessrum og sauna lukkes foreløbigt til efter 3. januar 2021. Bestyrelsen har rådført sig med coronahotlinen, der fortæller ,at da vi er en privat ejendom, er der ingen lovgivning der forhindre os i at holde fitness og sauna åben, men at de anbefaler, at vi følger de samme retningslinjer som samfundet.
      Denne anbefaling har bestyrelsen valgt at følge, og fitness og sauna vil derfor være lukket i samme periode som øvrige fitnesscentre bliver pålagt at holde lukket.

      1. I løbet af coronanedlukningen vil der blive indkøbt nye faciliteter til fitnessrummet.
    9. Vandindtrængning i kælderen – Renoveringen af asfalten ud for opgang 26 bliver udført inden jul.
    10. Elevatorrenovering – Kone arbejder på et tilbud for renovering/udskriftning af elevatorene. Elevatorene skal efter planen renoveres/udskiftes i 2025.
  1. Henvendelser fra beboere
    1. Radiatoradskillelse – Radiatoren forbliver varm, selvom det er slukket. Dette skyldes, at vores system ikke kan regulere de nye ventiler. For at afhjælpe udfordringen vil vi opfordre til, at der udskiftes ventiler tilsvarende til dem der var før ændringen, måske som en midlertidig løsning til anlægget bliver reguleret.
    2. Fund af skimmelsvamp i lejl. 9. – Bestyrelsen undersøger sagen.

****************************************

Referat

 

 

Dato: 20. oktober

Sted: Mia

Deltagere: Anna, Behrang, Kenni, Peter Bang, Michael, Peter Kolby og Mia

Referent: Mia

ARBEJDSOPGAVER:

    1. Gebyrliste fra boligadministator.
      Behrang kontakter administrator med henblik på at få en liste over alle gebyrer i forbindelse med ejendommen.
    2. Facaderenovering: Vi afventer aktuel materiale rappoet på facaden. Behrang har 360 grader kamera. Anna snakker med Tomas om at stå for fotografering af alle lejligheder.
    3. Lugtgener i lejlighed 98: Anna tager kontakt til beboerne i lejl. 98 mhp. løsning af problemet.
    4. Manglende strømpeforing i kælderen: Anna tager fat i Jan Krontoft fra Abildhauge for at få en plan for at få udbedret det manglende arbejde med strømpeforing i kælderen.
    5. Samling af alle ejendommens funktion på samme hjemmeside. Behrang tager kontakt til administrator med henblik på at få bookingsystemet ind på Probo. Undervisning i Probo afventer, at vi får afklaret med Probo, hvordan en sådan undervisning kan udføres.
    6. Ny parkeringsaftale. Parkeringsaftalen med Dinparkering er klar til underskrift. Alle beboere får besked når ny parkeringsaftale træder i kraft.
    7. Elevatorer: Intet nyt om elevatorerne
    8. Bang undersøger muligheden for at lappe sprækkerne i asfalten ved parkeringen ved opgang 24 og 26.
    9. Tagrendeprojekt (udskiftning af tagrender samt reperation af blottet armeringsjern og betonreparationer). Kolby og Michael arbejder videre med det. Der skal være maling hos viceværten, så beboerne selv kan male loftet på altanen efterfølgende.
    10. Behrang arbejder videre med dette.
    11. Lukket punkt.
  1. Henvendelser fra beboere
    1. Henvendelse om udskriftning af altandør – Der skal sende tegninger og billeder af døren, så vi kan sikre at udseenet matcher den eksisterende dør..
    2. Forespørgsel om adskillelse af radiator. 84 får tilsagn om radiator adskillelse.
    3. Skilte fra ejendomsmægler må ikke ophænges på ydersiden af altanen. Vibeke skal orientere ejendomsmæglere om, at der ikke må ophænge skilte ydersiden af vinduer og altaner.
    4. Nøgleboks opsat ved hegnet overmod daginstitutionen.Tomas er på sagen. Bestyrelsen minder endnu engang alle om, at der ikke må opsætte nøglebokse, eller andet uden for egen lejlighed uden bestyrelsens godkendelse.
    5. Klage over larm fra lejl. 196. Vibeke har rettet henvendelse til beboeren.

 

 

 

***********************************************

Side 1 af 2

  1. bestyrelsesmøde Referat

Dato: 25.08.2020

Sted: Skype

Deltagere: Liv, Kitt, Peter Kolby, Anna, Daniel, og Anne Sophie

Afbud: Peter Bang

Referent: Anne Sophie

Dagsorden:

  1. Gennemgang af renoveringsplan
  2. Parkering
  3. ProBo
  4. Generalforsamling
  5. Beboerhenvendelser
  6. Arbejdsdage og fællesskab i huset
  7. Evt.

ARBEJDSOPGAVER:

  1. Renoveringsplan:
  2. Tagrender og altaner/armeringsjern: I bero for nu indtil ny bestyrelse er indtrådt.
  3. Opgangsbelysning: Kitt vil modtage et tilbud fra Wounlund EL om udskiftning af opgangsbelysning, hertil sensorer. Kitt vil ydermere få et tilbud fra beboer i ejendommen og herefter vil endelig leverandør vælges. Ansvarlig: Kitt
  4. Facadeudskiftning (hulmursisolering): Anna har haft et møde med HP Byggerådgivning d. 30/6, men har stadig ikke modtaget noget materiale. Bestyrelsen går videre med PJP rådgivning, da de virker mere opsøgende og kompetente til rådgivningsopgaven. Ansvarlig: Anna
  5. Vandindtrængning i kælder: Mail om udbedring af vandindtrængning fra Christiansen og Essenbæk er gennemgået til bestyrelsesmøde. Udgiften til udbedring er dog ikke garanti for tætning, hvorfor det endnu ikke er afklaret, hvilken løsning bestyrelsen tyer til. Ansvarlig: Bang
  6. Elevator: KONE kommer og besigtiger elevator igen for at kunne udarbejde et tilbud med udgangspunkt i kategori (3+4 mellem og stor indvirkning på driftssikkerhed i tilstandsrapporten. i tilstandsrapporterne). Bestyrelsen har ydermere bedt om et tilbud på udskift af samtlige elevatorer, som kan udskiftes løbende over en årrække, så økonomien ikke belastes voldsomt. Ansvarlig: Bang
  7. Regler for ny tennisbane. Regler er ophængt og bookingsystem meddeler regler. Disse regler skal naturligvis overholdes. Vi ønsker at alle tager ansvar og passer på vores flotte nye belægning på tennisbanen.
  8. Parkering: Parkeringsadministrator ændres til fra ParkZone til DinParkering. Bestyrelsen sørger for information til alle beboere i TopHouse. Bestyrelsen er ved at få de sidste detaljer på plads med den skriftlige aftale. Overdragelsesdato er ikke endelig – men information følger snarest og med god varsel/information til alle beboere. Ansvarlig: Daniel
  9. ProBo: Pause Ansvarlig: Kitt
  10. Generalforsamling 2020. Indkaldelse til årsrapporten vil ske særskilt.
  11. Beboerhenvendelser:
  12. Tilbud om NR aftale og alarm. Tidligere beboer har henvendt sig ang. tilbud på alarmer til hele ejerforening, mod at foreningen modtager økonomisk kompensation. Bestyrelsen afviser at tage imod dette tilbud, da man ikke ønsker en økonomisk forpligtelse mellem ejer og ejerforening.
  13. Der er observeret besøg fra rotter ved pool-området. Tomas er på sagen og retter henvendelse til Københavns Kommune om besøget fra ”uventede gæster”.
  14. Beboer har henvendt sig ang. udskift af altandør og hvem der har ansvaret for udskiftning ved udleje. Til info – ejer har selv ansvaret for vedligeholdelse af altaner og vinduer. Ønsker man at udskifte døre/vinduer, så skal udseende matche det resterende udtryk for ejerforeningen.
  15. Fest ved poolen, hvor gæster har forceret hegn. Bestyrelsen skal og vil ikke agere vagtværn, eftersom henvendelsen også drejede sig om at bestyrelsen burde have holdt opsyn med gården fester. Alle beboere i TopHouse har et ansvar for at overholde husorden og ikke mindst hjælpe hinanden til at overholde. Beboere eller gæster skal naturligvis ikke forcere hegn for at komme ind til gården og/eller poolområde. Poolområde lukkes kl. 24 i weekender, dette skal respekteres.
  16. Vandskade i opgang 32. Der er igangsat to forsikringssager hos Alm. Brand, i forbindelse med renovering af lejlighed.
  17. Nøgleboks opsat ved opgang og nedtaget igen. Bestyrelsen minder alle om, at der ikke må opsætte nøglebokse, eller andet uden for egen lejlighed uden bestyrelsens godkendelse.
  18. Henvendelse omkring usynlig bestyrelse: Alle beboere i TopHouse har et ansvar for at overholde husorden og ikke mindst hjælpe hinanden til at overholde. Derudover skal det oplyses at vedtægternes § 18 ikke på nogen måde foreskriver, at bestyrelsen skal være vagtværn for ejerforeningen
  19. Klage over trappevask, der ikke har været tilstrækkelig. Bestyrelsen tager henvendelse til rengøringsfirma, der vasker trapper og videreformidler klagen.
  20. Arbejdsdage i ejerforening. Punkt optages efter generalforsamling

*********************************

Side 1 af 3
E/F TOP HOUSE
CVR: 55 31 40 12
Referat
12. bestyrelsesmøde
Dato: 19.03.2020
Sted: Skype (Corona-tid)
Deltagere: Liv, Kitt, Daniel, Anna, og Anne Sophie
Afbud: Peter Bang, Peter Kolby
Referent: Anne Sophie
Dagsorden: 1. Gennemgang af renoveringsplan 2. Parkering 3. ProBo 4. Kommunikation – Os, ejere vicevært 5. Beboerhenvendelser 6. Arbejdsdage og fællesskab i huset 7. Hvornår mødes vi igen? 8. Eventuelt
ARBEJDSOPGAVER:
1. Renoveringsplan:
a. Tennisbane: Bestyrelsen har stemt og valgt at der etableres en ny tennisbane mod at reparerer den gamle bane. Dette sker tidligst skiftet April 2020, dog senest juni 2020, arbejdstiden er estimeret til 5-10 arbejdsdage, forudsat at vejrforhold ikke er en hindring. Beboer får fælles information omkring belægningsarbejde primo 2020. Tilbud fremgår af Trello. Status: H.P. Tennisanlæg har sendt endeligt tilbud på nyanlagt tennisbane alt incl. Tilbuddet er accepteret. Ansvarlig: Kolby
b. Tagrender og altaner/ameringsjern: Der er ikke nok beton på armeringsjern. Bestyrelsen har vedtaget at der skal foretages en afgrænsning af omfanget. Dette sker gennem fotodokumentation af samtlige altaner. Liv og Anne Sophie kontakter Vibeke med hensyn til information til alle beboere. Status: Skal udføres til i 2020. Tomas kan evt. hjælpe med at indsamle informationer om altaner generelt. Liv har udarbejdet en afgrænsningsmodel for altanprojektet, som er fremlagt til bestyrelsen. Status: Projekt sættes på pause indtil Corona er overstået. Ansvarlig: Liv og Anne Sophie.
c. Opgangsbelysning: Kristian arbejder for RS components, og vil oprette Top House som bruger, for at vi kan få et godt tilbud på ny belysninger i opgangene. Kristian afgrænser belysningsbehovet for hver opgang. Det blev pointeret at eksempelvis bagindgangen til opg. 30 ikke har tilstrækkelig med lys eller mulighed for at tænde lyset, når man ankommer
Side 2 af 3
til opgang gennem gården. Budget er kr. 500.000. Kunne dette evt. indeholde
bevægelsescensorer eller bevares kontakter?
Ansvarlig: Daniel
d. Facadeudskiftning (hulmursisolering): Afgrænse indholdet af den afsatte økonomi for
facaderenovering. Derudover en klar definition af, hvad der er indeholde som vedligehold
hos ejer og hvad der er foreningens ansvar at vedligeholde.
Status: Kontaktinformation til rådgivere fremgår af Board på Trello. Anna opsøger
referenceboliger, som har tilsvarende renovering, for at kunne vurdere rådgivere.
Status: Anna har talt med byggerådgivere, hhv. PJP byggerådgivning og HP
byggerådgivning. Der er modtaget et tilbud fra PJP, som pt. Kun omhandler afgrænsning af
projektet. Anna vil gennemgå tilbuddet med Vibeke og tager igen fat i PJP Byggerådgivning
ang. et all-inclusive tilbud, herunder også styring og kvalitetssikring under renoveringen.
Ansvarlig: Anna
e. Vandindtrængning i kælder:
Der er fremsendt et tilbud fra Christiansen & Essenbæk på opgravning af asfalt og
fejlfinding på vandindtrængning, udbedring af membran, overbeton og asfalt for kr. 75.000
ekskl. Moms. Bang fremsender tilbuddet, en skitse over projektet og en tidsplan for
udbedringen.
Status: Christiansen & Essenbæk har bekræftet tilbud på kr. 75.000. Tilbud accepteres af
bestyrelsen. Information vil blive udsendt til beboere før igangsætning.
Ansvarlig: Bang
f. Elevator: Bestyrelsen er ved at foretage følgende ændringer på elevatorer: Udskiftning af
dørkontakter og inddækning af bevægelige dele. KONE udfører iht. det konkurrencedygtige
tilbud af 25.05.19 de afgav på DKK 107.835.
KONE har fremsendt tilbud på udarbejdelse af tilstandsrapport til kr. 15.000 og dette er
igangsat og bestyrelsen afventer rapporterne og kan herefter vurdere omfanget.
Ansvarlig: Bang
2. Parkering:
a. Bestyrelsen fik besøg af DinParkering ved dagens bestyrelsesmøde, som fremlagde tilbud
på håndtering af licenser fremadrettet, vicevært Tomas deltog ved mødet for netop at
kunne spare på de administrative opgaver der medfølger ved håndtering af
parkeringslicenser.
Daniel tager fat i nogle referencer som anvender DinParkering.
Status: Aftalen med DinParkering er ikke endelig, da bestyrelsen har stillet yderligere
spørgsmål til om pris for gæstekort er kontinuerlig betaling eller en ændringsydelse.
Bestyrelsen vil gerne lave en aftale med DinParkering. Når aftalen er indgået vil information
blive formidlet til alle beboere.
3. ProBo: Vicevært-adgang, hvor der kan forhåndsgodkende faktura, som er relateret til viceværtarbejde.
ProBo kontaktes til en undervisningstime ved bestyrelsesmøde
Ansvarlig: Kitt
4. Kommunikationskanal: Tomas sender nyhedsbrev ud. Bestyrelsen fremsender nyhedsbrev til
Tomas, som videresender. Anna har som udgangspunkt kommunikationen med Vicevært Tomas
5. Beboerhenvendelser (Samtlige henvendelser frem går af Trello og vil ligeledes blive besvaret på
mail til hver enkelte henvendelse):
a. Lejlighed 78: Varme/radiator i lejlighed 78. Bestyrelsen undersøger om der skulle være et
problem i netop denne opgang/varmestreng eller det er lokalt i netop lejlighed 78.
Status: Larmende radiator i lejligheden og der er foretaget en prøve af lejlighederne i
samme side af opgangen. Støjniveauet i lejlighederne er ens inden for +/-3 dB.
Side 3 af 3
Bestyrelsesmedlemmer måler egne radiatorer efter og indrapporterer i Trello. Kitt svarer
herefter beboere
b. Lejlighed 64: Saunaens manglende vedligehold og rengøring.
c. Lejlighed 91: Spørgsmål omkring foto af træningsrum til salgsopstillinger og rengøring af
træningsrum (især i corona tider). Det er vedtaget at viceværten opsætter information på
døre til poolhus + fitness at forsamling af grupper på max. 5 personer anbefales. Anna
kontakter vicevært.
d. Lejlighed 64: Der bliver efterspurgt sprit ved hver opgang for at mindske risikoen for smitte.
Bestyrelsen har diskuteret emnet og viceværten bliver bedt om at undersøge mulighederne
for indkøb af spritdispenserer. Indtil videre henvises der til at den enkelte beboer tager
ansvar for egen håndhygiejne og viser hensyn til andre beboere, jf. sundhedsstyrelsen
e. Lejlighed 28: Beboer har fremsendt forespørgsel på alternativ tennisbane (Padel Tennis).
Udskiftning af tennisbane har været med udgangspunkt i ’need to have’ og arbejdet er
bestilt. Forslag er af dette hensyn blevet afvist. Kitt svarer beboer.
f. Lejlighed 28: Renovering af lejlighed har afledt spørgsmål til udskiftning af fjernvarmerør og
montering af gulvvarme i boligen.
g. Lejlighed 173: Ventilation på tag der larmer. Kolby vender tilbage til bestyrelsen med en
handlingsplan om nødvendige tiltag. Kitt svarer beboeren.
6. Arbejdsdage i ejerforening. Punkt sættes på pause indtil medio 2020, grundet corona
7. Næste bestyrelsesmøde er fastsat til Doodle udsendes til bestyrelsesmedlemmer.
8. Evt.

CVR: 55 31 40 12
Referat
11. bestyrelsesmøde
Dato: 05.02.2020
Sted: Daniel
Deltagere: Liv, Kitt, Daniel, Anna, Peter Kolby, Peter Bang (tlf) og Anne Sophie
Referent: Anne Sophie
Dagsorden: 1. Gennemgang af renoveringsplan 2. Parkering 3. ProBo 4. Kommunikation – Os, ejere vicevært 5. Beboerhenvendelser 6. Arbejdsdage og fællesskab i huset 7. Hvornår mødes vi igen? 8. Eventuelt
ARBEJDSOPGAVER:
1. Renoveringsplan:
a. Tennisbane: Bestyrelsen har stemt og valgt at der etableres en ny tennisbane mod at reparerer den gamle bane. Dette sker tidligst skiftet April 2020, dog senest juni 2020, arbejdstiden er estimeret til 5-10 arbejdsdage, forudsat at vejrforhold ikke er en hindring. Beboer får fælles information omkring belægningsarbejde primo 2020. Tilbud fremgår af Trello. Kolby får den endelige tilbud gensendt alt inklusiv. Bestyrelsen får denne til kommentering. Ansvarlig: Kolby
b. Tagrender og altaner/ameringsjern: Der er ikke nok beton på armeringsjern. Bestyrelsen har vedtaget at der skal foretages en afgrænsning af omfanget. Dette sker gennem fotodokumentation af samtlige altaner. Liv og Anne Sophie kontakter Vibeke med hensyn til information til alle beboere. Status: Skal udføres til i 2020. Tomas kan evt. hjælpe med at indsamle informationer om altaner generelt. Liv har udarbejdet en afgrænsningsmodel for altanprojektet, som er fremlagt til bestyrelsen. Ansvarlig: Liv og Anne Sophie.
c. Opgangsbelysning: Kristian arbejder for RS components, og vil oprette Top House som bruger, for at vi kan få et godt tilbud på ny belysninger i opgangene. Kristian afgrænser belysningsbehovet for hver opgang. Det blev pointeret at eksempelvis bagindgangen til opg. 30 ikke har tilstrækkelig med lys eller mulighed for at tænde lyset, når man ankommer til opgang gennem gården. Budget er kr. 500.000. Kunne dette evt. indeholde bevægelsescensorer eller bevares kontakter? Ansvarlig: Daniel
Side 2 af 3
E/F TOP HOUSE
CVR: 55 31 40 12
d. Facadeudskiftning (hulmursisolering): Afgrænse indholdet af den afsatte økonomi for
facaderenovering. Derudover en klar definition af, hvad der er indeholde som vedligehold
hos ejer og hvad der er foreningens ansvar at vedligeholde.
Status: Kontaktinformation til rådgivere fremgår af Board på Trello. Anna opsøger
referenceboliger, som har tilsvarende renovering, for at kunne vurdere rådgivere.
Ansvarlig: Anna
e. Vandindtrængning i kælder: Bang afventer en opdatering på vandindtrængning og rapport
udarbejdet i forbindelse med en hel del regn i en periode. Kunne man estimere, hvor
omfangsrigt et gravearbejder der skal til, for at kunne finde utætheden i omfangsdrænet.
Bang undersøgere om det er muligt at afgrænset omfanget.
Der er fremsendt et tilbud fra Christiansen & Essenbæk på opgravning af asfalt og
fejlfinding på vandindtrængning, udbedring af membran, overbeton og asfalt for kr. 75.000
ekskl. Moms. Bang fremsender tilbuddet, en skitse over projektet og en tidsplan for
udbedringen.
Ansvarlig: Bang
f. Elevator: Bestyrelsen er ved at foretage følgende ændringer på elevatorer: Udskiftning af
dørkontakter og inddækning af bevægelige dele. KONE udfører iht. det konkurrencedygtige
tilbud af 25.05.19 de afgav på DKK 107.835.
KONE foreslår at der udarbejdes en tilstandsrapport på hver elevator Det kan være en
mulighed at istandsætte/skifte én elevator og anvende den gamle elevator til reservedele.
Bang indhenter tilbud på dette.
Ansvarlig: Bang
2. Parkering:
a. Bestyrelsen fik besøg af DinParkering ved dagens bestyrelsesmøde, som fremlagde tilbud
på håndtering af licenser fremadrettet, vicevært Tomas deltog ved mødet for netop at
kunne spare på de administrative opgaver der medfølger ved håndtering af
parkeringslicenser.
Daniel tager fat i nogle referencer som anvender DinParkering.
b. Nye gæste licenser. Tomas har udleveret 5 licenser til alle lejligheder, som er gældende for
2020
3. ProBo: Vicevært-adgang, hvor der kan forhåndsgodkende faktura, som er relateret til viceværtarbejde.
ProBo kontaktes til en undervisningstime ved bestyrelsesmøde i marts
Ansvarlig: Kitt
4. Kommunikationskanal: Tomas sender nyhedsbrev ud. Bestyrelsen fremsender nyhedsbrev til
Tomas, som videresender. Anna har som udgangspunkt kommunikationen med Vicevært Tomas
5. Beboerhenvendelser (Samtlige henvendelser frem går af Trello og vil ligeledes blive besvaret på
mail til hver enkelte henvendelse):
a. Lejl. 127 nøgle til depotrum. Beboeren får af bestyrelsen godkendelse til at lave en ny
systemhængelås. Beboeren skal lave et udlæg herfor, som refunderes.
b. Ny altandør. Bestyrelsen har vedtaget at der ikke kan give dispensation til ny ønsket
terrassedør. Ved udskiftning skal døren minde om den eksisterende dør.
c. Polyfilla i opg. 24. Der er observeret et forsøg på at spartle revner i opg. 24 med pollyfilla
(hvid). Det er naturligvis ikke acceptabelt at udføre udbedringer på fællesområder uden at
inddrage bestyrelsen.
d. Tilbud om solcelleanlæg.
e. Lejl. 164 og elevator. Se punkt for elevatorer.
f. Varme/radiator i lejlighed 78. Bestyrelsen undersøger om der skulle være et problem i
netop denne opgang/varmestreng eller det er lokalt i netop lejlighed 78.
g. Kirsten. Kitt svarer på mailen.
Side 3 af 3
E/F TOP HOUSE
CVR: 55 31 40 12
h. Lejl. 64 – Katteafføring i opg. 28 kælderniveau.
i. Lejl. 64 – Saunaens manglende vedligehold og rengøring.
6. Arbejdsdage i ejerforening. Punkt sættes på pause indtil primo 2020.
7. Næste bestyrelsesmøde er fastsat til Doodle udsendes til bestyrelsesmedlemmer.
8. Evt.
a. Tomas ønsker en ny ovn til sin bolig, da den gamle er gået i stykker. Vælger sammen med
Tomas en ny ovn til boligen.

Side 1 af 3
E/F TOP HOUSE
CVR: 55 31 40 12
Referat
9. bestyrelsesmøde
Dato: 09.10.2019
Sted: Daniel
Deltagere: Liv, Kit, Daniel, Kristian, Bang (tlf), Kolby og Anne Sophie
Referent: Anne Sophie
Dagsorden: 1. Kristian byder velkommen og giver en kort brief 2. Anna W afgiver status på riget og overdrager renoveringsplan (Der er mulighed for spørgsmål) 3. Præsentation af forslag til nyt email set-up 4. Præsentation af Trello (Projektstyrings løsningsforslag) 5. Gennemgang af renoveringsplan og uddelegering af opgaver 6. Skal vi have online lagring? (Dropbox) 7. Hvilke kanaler skal vi kommunikere igennem? 8. Arbejdsdage og fællesskab i huset 9. Hvornår mødes vi igen? 10. Eventuelt
ARBEJDSOPGAVER:
1. Kristian har før bestyrelsesmøde fået overdraget bestyrelsesformandsposten af Anna, og er sat ind i opgaverne. Anna vil være til rådighed i det omfang, at bestyrelsen må have behov for at opsamle på historikken. Bestyrelsen takker Anna for et stort formandsarbejde.
2. Anna gennemgik udvalgte punkter fra bestyrelsesmøde nr. 8 herunder også renoveringsplanen og udvidede informationsniveauet hos nye bestyrelsesmedlemmer. Følgende punkter blev opridset:
a. Rørsagen: Sagen er afsluttet. Ib har indvilliget i forestå 1 årsgennemgangen af rør renovering. Beboere som oplever problemer i forbindelse med rør renoveringen skal henvendes sig via mail til bestyrelsen. Reklamationer skal dog kun omhandle funktionsmangler.
b. Vandindtrængning i parkeringskælderen. Problemer er stadig aktuelt og Peter Bang er ansvarlig for dette punkt. Se punkt 5.f i ny dagsorden.
c. Pumpebrønde: Der er ikke nok pumpebrønde/inspektionsbrønde på omfangsdrænet i forhold til bygningens størrelse. Se punkt 5.f i ny dagsorden.
d. Elevator: De er i en stand, hvor de stadig fungerer tilstrækkeligt, men reservedele er svære at skaffe og bestyrelsen skal derfor være opmærksomme på at renoveringen af elevator evt. kan/skal fremskyndes i renoveringsplanen, da vedligeholdelsen er bekostelig.
e. Efeu på Ægirsgade: Denne skal holdes under observation, dog er det begrænset i vinterperioden. Bestyrelsen retter henvendelse til Havelauget på Ægirsgade igen, når hækken forvolder skade på hvid mur i haven.
f. Skader på beton på altaner: Se punkt. 5 i ny dagsorden.
Side 2 af 3
E/F TOP HOUSE
CVR: 55 31 40 12
3. Forslag til en bestyrelses-mail, så alt information er samlet i bestyrelsen, uanset hvilke medlemmer, der er valgt ind. Kristian har lavet mail til alle medlemmer. Herfra skal alle mail i forbindelse med bestyrelsen skal foregå. Kristian fremsender information om bestyrelses e-mail på medlemmers private mail. Ansvarlig: Kristian
4. Kristian præsenterede Trello som styringsværktøj til renoveringsplanen, som giver et godt visuelt billede af arbejdsopgaver og ansvarsfordelinger. Kristian sørger for at tilføje bestyrelsesmedlemmer til platformen og hvert bestyrelsesmedlem skal prøve Trello og blive tryg med denne platform. Trello er gratis i det omfang bestyrelsen skal anvende det til. Ansvarlig: Kristian
5. Renoveringsplan:
a. Tennisbane: Belægning på tennisbane skal skiftes. Dette sker tidligst skiftet April 2020. Beboer får fælles information omkring belægningsarbejde primo 2020. Kolby tilføjer at alle anliggender der vedrører pool og tilhørende installationer går gennem Kolby. Ansvarlig: Kolby
b. Tagrender og ameringsjern: Der er ikke nok beton på armeringsjern. Bestyrelsen har vedtaget at der skal foretages en afgrænsning af omfanget. Dette sker gennem fotodokumentation af samtlige altaner. Liv og Anne Sophie kontakter Vibeke med hensyn til information til alle beboere. Ansvarlig: Liv og Anne Sophie.
c. Opgangsbelysning: Kristian arbejder for RS components, og vil oprette Top House som bruger, for at vi kan få et godt tilbud på ny belysninger i opgangene. Kristian afgrænser belysningsbehovet for hver opgang. Det blev pointeret at eksempelvis bagindgangen til opg. 30 ikke har tilstrækkelig med lys eller mulighed for at tænde lyset, når man ankommer til opgang gennem gården. Budget er kr. 500.000. Kunne dette evt. indeholde bevægelsescensorer eller bevares kontakter? Ansvarlig: Kristian
d. Facade (hulmursisolering): Kristian tager teten på facaderenovering og hvad er indholdet af den afsatte økonomi. Herunder også en klar definition af, hvad der er indeholde som vedligehold hos ejer og hvad der er foreningens ansvar at vedligeholde. Ansvarlig Kristian.
e. Indregulering af varmeanlæg: Der har førhen været problemer med ventiler til opgange der befandt sig længst fra varmecentralen. Problemet antages at være løst. Modtager bestyrelsen indberetninger fra beboere i forbindelse med en koldere tid, bliver punktet genoptaget. Ansvarlig: Ingen
f. Vandindtrængning i kælder: Bang afventer en opdatering på vandindtrængning og rapport udarbejdet i forbindelse med en hel del regn i en periode. Kunne man estimere, hvor omfangsrigt et gravearbejder der skal til, for at kunne finde utætheden i omfangsdrænet. Bang undersøgere om det er muligt at afgrænset omfanget. Problemet med vandindtrængning kan have en sammenhæng med omfangsdrænet som ikke kan aflede regnvand til tilstrækkelig grad. Dette kan blive en stor udgift for foreningen. Ansvarlig: Bang
g. Elevator: Bestyrelsen er ved at foretage følgende ændringer på elevatorer: Udskiftning af dørkontakter og inddækning af bevægelige dele. KONE udfører iht. det konkurrencedygtige tilbud af 25.05.19 de afgav på DKK 107.835. Ansvarlig: Bang
Side 3 af 3
E/F TOP HOUSE
CVR: 55 31 40 12
6. Online lagring: Bestyrelsen skal anvende ProBo til lagring af dokumenter. Alle medlemmer skal forsøge at blive fortrolig med ProBo. Dropbox forslag er afvist til lagring. Al kvalitetssikrings dokumentation i forbindelse med rørrenovering skal undersøges om det kan lægges online på ProBo Ansvarlig: Alle
7. Kommunikationskanal: Bestyrelsen kommunikerer kun gennem Vibeke til ejerforeningen. Tomas sender nyhedsbrev ud.
8. Arbejdsdage: Der skal sættes en fast dato for sensommeren for at holde en fest. Før har det været den første lørdag i August, dette er fastholdt fremadrettet. Der har tidligere været en tennisturnering i foreningen, som kunne genoptages. Bestyrelsen vil udarbejde en plan over opgaver, der skal udføres på arbejdsdagen. Ved udeblivelse fra varslede arbejdsdage i foreningen uden rettidigt afbud sanktioneres der med kr. 300. Hvis der er overestimeret i prisen på opgangsbelysning, kunne overskydende økonomi bruges på opgangsmaling. Bestyrelsen ønsker med arbejdsdage, tennisturneringer, sommerfester at skabe et større sammenhold og fællesskab i ejerforeningen.
9. Næste bestyrelsesmøde er fastsat til torsdag d. 7.november 2019, kl. 18.00 hos Kristian i lejlighed 124 (opgang 24, 4.sal)
10. Evt.
a. Kolby laver en liste over tidligere renoveringsprojekter i foreningen og få udbredt informationen til resten af ejerforeningen.
b. Parkering: Daniel kigger på alternative løsninger til gæstelicenser eller 14-dages licenser. Bestyrelsen ønsker at fjerne mulighed for annullering af parkeringsafgifter. Dette skal informeres ud via nyhedsbrev. Ansvarlig: Daniel
c. Bestyrelsesmail: Kit har indtil videre ikke oplevet overbelastning i bestyrelsesmailen og fortsætter som ansvarlig for denne. Ansvarlig: Kit
d. Der skal laves en opdatering på listen over bestyrelsesmedlemmer der skal ophænges i opgangene. Ansvarlig: ?

Referat

 

      1. bestyrelsesmøde

 

Dato:                         9. april 2018 kl. 17.30

Sted:                         Anna

Deltagere:              Kenni, Kirsten, Morten, Anna, Peter Bang pr tlf. samt Vibeke.

ARBEJDSOPGAVER:

      1. Rørsagen
        1. ANSVARSPERSONER: Ib, og på anledning af Ib Tomas.
        2. Siden sidst
          1. Sagen kører som planlagt, men desværre er Proline bagud.
          2. Foreningen har investeret i et trykforøger anlæg, for at stabilisere vandtrykket.
      • Vi får en samlet liste over de lejligheder der har lavet ændringer på den originale rørføring, således de får brev via administrator om, at de er ansvarlige for den del af rørføringen.
      1. Den sorte liste
        1. ANSVARSPERSONER: Anna og Kirsten. Tomas og Vibeke
        2. Siden sidst:
          1. Listen er fuldendt og punktet lukkes. Dataindsamlingen er fuldendt, og hviler frem til ventilationssystemet skal renoveres.
        3. Vandindsivning i garagen + udbedring af bjælke
          1. ANSVARSPERSONER: Bang + Tomas
          2. Siden sidst
            1. Injektionen er påbegyndt.
            2. Skaderne på bjælkerne er heldigvis ikke så omfangsrige som først frygtet.
      • Reparationer på beton på 4. sal bliver udført fra lift.
      1. Pumpebrønd
        1. ANSVARSPERSONER: Kirsten
          1. Vi afventer aktuelt montering
        2. Opgangsmaling
          1. ANSVARSPERSONER: Kenni
          2. Siden sidst
            1. Intet nyt.
          3. Pool
            1. ANSVARSPERSONER: Peter Kolby
            2. Siden sidst:
              1. Opstart er i gangsat
      1. Hjemmeside
        1. ANSARSPERSONER: Morten
        2. Siden sidst:
          1. Ikke noget nyt
      1. Låse på el-skabe i kælderen
        1. ANSVARSPERSONER: Kenni og Tomas
        2. Siden sidst:
          1. Der bliver indhentet tilbud på både skift af låsecylinder, samt en ekstern sikring med hængelås.
        3. Nyt lovkrav på elevator
          1. ANSVARSPERSONER:
          2. Siden sidst:
            1. Vi indhenter tilbud city elevatorer og KONE på totalløsning.

 

      1. Inventar i opgangene
        1. I samarbejde med viceværten, vil gerne huske alle beboere på at der ikke må være andet end dørmåtter i opgangene, da det er brandvej.

 

 

 

Projekter på hold

    1. Mangeårig renoveringsplan – pauseres til afslutning af rørprojektet.
    2. Optegning af pile i kælderen.
  1. bestyrelsesmøde

 

Dato:                         24. februar 2018 kl. 16.00

Sted:                         Anna

Deltagere:              Ib, Kenni, Peter Kolby, Kirsten, Morten, Anna, Peter Bang samt Vibeke.

ARBEJDSOPGAVER:

  1. Rørsagen
    1. ANSVARSPERSONER: Ib, og på anledning af Ib Tomas.
    2. Siden sidst
      1. Sagen kører som planlagt, og tidsplanen bliver overholdt indtil videre.
      2. Foreningen har investeret i et trykforøger anlæg, for at stabilisere vandtrykket.
    3. Den sorte liste
      1. ANSVARSPERSONER: Anna og Kirsten. Tomas og Vibeke
      2. Siden sidst:
        1. Der er fortsat mange lejligheder, der har ulovlige ventilationsindstillinger.
      3. Genregistrering af beboerlicenser / nulstilling af ParkZone.
        1. ANSVARSPERSONER: Anna + Kirsten + (Tomas)
        2. Siden sidst
          1. Permanente beboerlicenser
            Nu er gen-registreringen af permanente beboerlicenser afsluttet. Når alle permanente beboerlicenser tælles op, er der 10 ledige pladser tilbage, hvilket betyder at der er ved at være ret stort pres på vores pladser.
            Skulle man mod forventning modtage en uberettiget p-afgift, kan dette muligvis skyldes en tastefejl, og man skal da henvende sig til bestyrelsen påtophousebestyrelse@gmail.com så vil vi tjekke op på det, og annullere p-afgiften såfremt den er uberettiget.
            Man skal som altid henvende sig i viceværtens kontortid, hvis man skal have registreret en ny bil, eller har ændringer til en eksisterende beboerlicens.
            Vi minder alle om at det kun er tilladt at parkere én bil i garagen, og at gæstelicenser ikke er gyldige til garagen.

            Nye gæstelicenser
            Fra og med den 1/3 2019 er det kun nedenstående 24-timers gæstelicenser der er gyldige.
            Bemærk at årstallet “19” er fortrykt, og licenserne er derfor kun gyldige i 2019.
            Lejlighedsnummer skal udfyldes, ellers vil der blive udstedt en p-afgift for mangelfuld udfyldelse.
            Gæstelicenser udleveres af viceværten, i hans kontortid.

          2. Permanent beboerlicens til biler, man ikke ejer

Det har vist sig, at der er forholdsvis mange beboere i foreningen, der er fast bruger af biler, som er registreret til forældre, som ikke beboer ejendommen. Bestyrelsen har besluttet at sidestille disse med beboere, der bruger en fast firmabil. Dette betyder at man som beboer i foreningen (med folkeregister adresse i foreningen) kan indhente en fuldmagt fra ejeren af bilen (ejer ifølge registreringsattesten), og fremvise sammen med sygesikringsbevis til viceværten, og derefter opnå en beboerlicens til bilen.

  • Afskaffelse af 14-dages licenser
    Da 14-dages licenser var tiltænkt ovenstående, før de kunne opnå permanent beboerlicens, afskaffes disse, og kan altså ikke benyttes efter den 2. april 2019.
  1. Vandindsivning i garagen + udbedring af bjælke
    1. ANSVARSPERSONER: Bang + Tomas
    2. Siden sidst
      1. Der er desværre konstateret fortsatte vandindsivninger ved bjælkerne under 24 og 26, hvorfor udbedringerne af skaderne på bjælken må pauseres, indtil vandindsivningen er lokaliseret og stoppet.
      2. Der er ingen nedstyrtningsfare.
  • Bendt Frandsen, Henrik Lundsgaard og E&P er sat på opgaven, og vi afventer tilbagemelding fra dem.
    1. Vi accepterer tilbud på at få injiceret.
  1. Pumpebrønd
    1. ANSVARSPERSONER: Kirsten
      1. Tilbud fra Henrik Lundsgaard var på to pumper, vi afventer nyt tilbud på én pumpe. Kirsten indhenter dette.
    2. Opgangsmaling
      1. ANSVARSPERSONER: Kenni
      2. Siden sidst
        1. Intet nyt.
      3. Indkøb af ny traktor
        1. ANSVARSPERSONER: Kirsten + Tomas
        2. Siden sidst
          1. Vi har fået en ny havetraktor, og punktet lukkes.
        3. Pool
          1. ANSVARSPERSONER: Peter Kolby
          2. Siden sidst:
            1. Projektet kører efter planen.
          3. Internet
            1. ANSVARSPERSONER: Peter Kolby
              1. Peter har kontaktet Bolignet mhp. skriftlig tilkendegivelse på mundtligt tilbud til om 3 år, når nuværende kontrakt udløber.
              2. Efter denne er underskrevet sendes den til arkivering hos Vibeke
            2. Hjemmeside
              1. ANSARSPERSONER: Morten
              2. Siden sidst:
                1. FAQ-punkterne er identificeret, og skal bare skrives ind.
  1. Låse på el-skabe i kælderen
    1. ANSVARSPERSONER: Kenni og Tomas
    2. Siden sidst:
      1. Der bliver indhentet tilbud på både skift af låsecylinder, samt en ekstern sikring med hængelås.
  1. Henvendelser fra beboere
    1. Lejl 136 – ansøgning om ændringer i rørføringen godkendes.
  2. Havenisserne
    1. Havenisserne får 10.000kr til brug i næste sæson.

 

 

 

Projekter på hold

  1. Mangeårig renoveringsplan – pauseres til afslutning af rørprojektet.
  2. Optegning af pile i kælderen.

Referat

 

  1. bestyrelsesmøde

 

Dato:                         13. januar 2018 kl. 16.00

Sted:                         Anna

Deltagere:              Ib, Kenni, Peter Kolby, Kirsten, Morten, Anna, Peter Bang samt Vibeke.

ARBEJDSOPGAVER:

  1. Rørsagen
    1. ANSVARSPERSONER: Ib, og på anledning af Ib Tomas.
    2. Siden sidst
      1. Den del af strømpeforingen, som blev forsinket, er ved at blive indhentet, og forventes færdiggjort til tiden.
      2. Når denne del er færdig, vil ENCO se til at nøgler bliver leveret retur til ejer i opgang 24 og 26.
    3. Den sorte liste
      1. ANSVARSPERSONER: Anna og Kirsten. Tomas og Vibeke
      2. Siden sidst:
        1. Det er blevet bestyrelsen bekendt, at der er en del lejligheder der ikke har en reduktionsventil monteret, hvilket er problematik i forhold til den fremtidige indregulering. Da dette ikke var medtaget fra projektet start, og vil medføre en betydeligt omkostning for foreningen at få en teknisk rådgiver til at gennemgå og vurdere, besluttes det at vi fortsætter registreringen som hidtil, men påtale til de ejere der har ulovlige installationer.
      3. Genregistrering af beboerlicenser / nulstilling af ParkZone.
        1. ANSVARSPERSONER: Anna + Kirsten + (Tomas)
        2. Siden sidst
          1. gen-registreringen er i fuld gang.
        3. Vandindsivning i garagen + udbedring af bjælke
          1. ANSVARSPERSONER: Bang + Tomas
          2. Siden sidst
            1. Der er desværre konstateret fortsatte vandindsivninger ved bjælkerne under 24 og 26, hvorfor udbedringerne af skaderne på bjælken må pauseres, indtil vandindsivningen er lokaliseret og stoppet.
            2. Der er ingen nedstyrtningsfare.
  • Bendt Frandsen, Henrik Lundsgaard og E&P er sat på opgaven, og vi afventer tilbagemelding fra dem.
  1. Bang tager kontakt til Tomas mhp. information om hvilke lejligheder der mangler at rense deres tagrender, de vil modtage ny henvendelse via Vibeke.
  1. Pumpebrønd
    1. ANSVARSPERSONER: Kirsten
      1. Henrik Lundsgaard skal via Vibeke rykkes for svar på sagen, da vi fortsat ikke har fået tilbud på reparation af pumpen.
    2. Opgangsmaling
      1. ANSVARSPERSONER: Kenni
      2. Siden sidst
        1. Intet nyt.
      3. Indkøb af ny traktor
        1. ANSVARSPERSONER: Kirsten + Tomas
        2. Siden sidst
          1. Vi har aktuelt en traktor på prøve. Den er desværre for stor, og vi får en ny på prøve.
        3. Pool
          1. ANSVARSPERSONER: Peter Kolby
          2. Siden sidst:
            1. Projektet kører som planlagt.

 

  1. Internet
    1. ANSVARSPERSONER: Peter Kolby
      1. Peter kontakter Bolignet mhp. skriftlig tilkendegivelse på mundtligt tilbud til om 3 år, når nuværende kontrakt udløber.
    2. Hjemmeside
      1. ANSARSPERSONER: Morten
      2. Siden sidst:
        1. Ikke noget nyt.
  1. Låse på el-skabe i kælderen
    1. ANSVARSPERSONER: Kenni og Tomas
    2. Siden sidst:
      1. Ikke noget nyt.
  1. Halvårsregnskab
    1. Regnskabet er i balance, fraset pool punktet, hvilket er forventeligt, da vi har udskiftet rensningssystemet.
  2. Henvendelser fra beboere
    1. Lejl 170 – vandskade i loftet
      1. Vi afventer tilbagemelding fra ejer.

 

 

 

Projekter på hold

  1. Mangeårig renoveringsplan – pauseres til afslutning af rørprojektet.
  2. Optegning af pile i kælderen.

Referat

 

  1. bestyrelsesmøde

 

Dato:                        18. november kl. 17.30

Sted:                         Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere:

  1. Rør-renovering
    1. De første 10 lejligheder er færdiggjort, det har taget en smule længere tid end beregnet, hvilket er forventeligt for de første lejligheder.
    2. Udligningsforbindelse: Hvordan dette udføres er endnu ikke fastlagt.
    3. Ekstra regninger:
      Der blev fundet asbest i tørretumblerrummet, hvilket er saneret.
    4. OBS: Det er desværre ikke blevet varslet at der kan forekomme larm mellem kl 7 og 8 i forbindelse med renoveringen. Dette er af hensyn til tidsplanen og for at holde udgifterne til håndværkere nede. Entreprenøren lover at minimere støjen, men det kan desværre ikke elimineres.
  2. INTERN Ny el-aftale
    1. Anna undersøger dette.
  3. Traktor
    1. Budget 50.000 kr + moms.
      Købes fra en forhandler med garanti.
  1. Pool og returvarme
    1. Danfoss har justeret systemet og udskiftet defekte dele.
    2. Monteringen af kemiskabe bliver koordineret mellem vicevært og Fjordblink.

 

  1. Vandindsivning i kælderen mod gårdsiden
    1. TV inspektionerne er udført.
  2. Force Technology – KB anlæg – Udbedring af skade på bjælke – Betonloft lej. 41
    1. Vi afventer tilbud på renovering af den søjle i kælderen, der har taget skade af vandindsivningen.
  3. ProBo hjemmeside
    1. Tomas skal have adgang til ProBo.
  4. Fastsættelse af resterende lamper mod Dagmarsgade
    1. Alle lamper er fastsatte og dette punkt afsluttes.
  5. Udskiftning af vinyl i elevator i opgang 24, 26 og 28
    1. Vinyl udskiftes i uge 47.
  6. Genregistrering af beboerlicenser / nulstilling af ParkZone
    1. Anna og Kirsten laver en tidsplan sammen med Tomas, hvorefter der udsendes information
    2. Der skal redesignes 24 timers licenser.

 

  1. Ventilation
    1. Vores ventilationssystem skal indreguleres. Men desværre er der mange ulovlige installationer på ventilationssystemet, der betyder at nogle lejligheder slet ikke har noget udsug. I forbindelse med inspektionerne i alle lejligheder, bliver ulovlige installationer påtalt og udbedret. Når alle ulovlige installationer på ventilationssystemet er fjernet bliver ventilationssystemet indreguleret.Det er tilladt med:

Emhætter uden mekanisk ventilator.

Emhætter med recirkulation til rummet (ikke koblet til udsugningen).

Emhætter med mekanisk ventilator hvor der er et luftgab på mindst 2,5 gange rørdiameteren mellem røret og udsugningen.

Det er forbudt med:

Emhætter med mekanisk ventilator der er fast opkoblet til udsugningen.

 

  1. Tørretumbler
    1. Der bliver monteret en separat el måler på tørretumbleren for at skabe overblik over det reelle el forbrug, således vi har et beregningsgrundlag for om det kan betale sig at investere i en ny industri tørretumbler i bedre energiklasse.

 

  1. INTERNT: Orientering om standen af gårdfacader i opgang 30-36
    1. Dette forventes at blive den næste store renovering.  

 

  1. Mangeårig renoveringsplan
    1. Denne arbejdes der fortsat på.

 

  1. ProBo
    1. Morten, Kirsten og Anna sætter et møde op med administrator og udvikler fra prosedo mhp. at skabe overblik over hjemmesiderne, således vi kan arbejde hen i mod kun at benytte én side.

 

  1. Opgangsmaling som beboer-projekt.
    1. Kenni kontakt Cathy mhp. at få gang i projektet med at male vores opgange.

Dagsorden

 

  1. konstituerende bestyrelsesmøde

 

Dato:                        15. oktober kl. 17.30

Sted:                         Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere:               Kirsten, Morten, Anna, Peter Kolby. Peter Bang og Ib pr. telefon.

  1. Konstituering af bestyrelsen
    1. Formand: Anna
    2. Næstformand: Bang
    3. Kasserer: Kirsten
    4. Bestyrelsesmedlem: Peter Kolby
    5. Bestyrelsesmedlem: Ib
    6. Suppleant: Morten
    7. Suppleant: Kenni
  2. Rør-renovering
    1. Der er desværre fundet asbest i de gamle saunaer og tørretumblerrøret, vi har fået tilbud på 42.000 kr for at få asbest saneret, dette mener vi er en urimelig dyr pris, og har bedt entreprenøren undersøge billigere alternativer.
    2. Tidsplanen rettes til således at den sidste søjle af lejligheder flyttes til efter jul. Tidsplanen kan ses på hjemmesiderne.
  3. Ny el-aftale
    1. Anna undersøger dette.
    2. Hej VibekeSom vi talte om over telefonen, sender jeg dig information omkring nuværende markedssituation og de muligheder vi ser i markedet.Nuværende aftale:
      Jeres nuværende fastprisaftale udløber d. 31.12.2018. I indgik aftalen hvor energimarkedet på daværende tidspunkt lå på en unikt lavt niveau. Dette skyldesdengang primært markante fald i olie- og kulpriserne

      Det betyder, at jeres nuværende aftale blev indgået på en yderst hensigtsmæssigt tidspunkt, idet energimarkedet har løftet sig væsentligt lige siden.

      Nuværende markedssituation og de fremadrettet muligheder:
      Markedet er markant anderledes i dag og der er tre ting som driver det.
      Co2 priserne er steget til det højeste niveau siden 2012. Co2 prisen er politisk drevet og i tråd med det generelle fokus der er på et forbedret klima, forsøges det med Co2 reformen, at tvinge energitunge virksomheder til at have fokus på at mindske udledning af Co2. Der kommer færre Co2 kvoter til rådighed, hvilket tvinger prisen op og det bliver dermed dyrere, at producere el på kraftværkerne.
      ·         Kulpriserne er steget til det højeste niveau i mange år
      ·         Olien er støt stigende (30% i år).

      Det nuværende energimarkedet vurderer vi i øjeblikket til at være på et højt niveau, hvorfor vi anbefaler at I overvejer at prissikre 2019, 2020 og 2021.

      Elprisen for perioden er 36,48 øre/kWh.
      Hvis du har behov for jeg uddyber yderligere i forhold til ovenstående, skal du være velkommen til at tage kontakt til mig.
      Med venlig hilsen
      Brian Primdahl
      Account Manager
      Account Management
      Distribution & Customer Solutions

  4. Holdning til nøglebokse
    1. En nøgleboks ophængt på foreningens cykelstativ er af viceværten blevet nedtaget og destrueret. Dette har været til diskussion i bestyrelsen, der er kommet frem til at, da der ikke findes en regel i husorden eller vedtægter, der forbyder opsætning af nøglebokse, så har foreningen på nuværende tidspunkt ikke hjemmel til at nedtage og destruere disse nøglebokse. Da der ikke er enighed i bestyrelsen om dette, vil GF 2019 blive bedt tage stilling til, om det skal tillades at man må opsætte private nøglebokse på foreningens område, og i så fald under hvilke vilkår.
    2. Vi vil gerne understrege opfordring til at der ikke ophænges yderligere nøglebokse indtil denne beslutning er truffet på GF 2019.
      1. Kirsten ønsker at følgende føres til referat: ”Jeg mener at det er frygtelig lang tid at vente et helt år, hvor husets beboere kan lægge husets skalsikringsnøgle her der og alle vegne eller opsætte i ikke-godkendte nøglebokse, hvor vi ikke har nogen kontrol med hvad der forefindes af hoveddørsnøgler på området.”
    3. Traktor
      1. Ib undersøge med en kontakt om han kan hjælpe med en have traktor. På onsdag inden byggemøde og undersøger ved forhandler.
    4. Pool
      1. Hvis ikke pool manageren kan styre pumpen til natsænkning, så accepterer vi tilbud på frekvensomformer på 1750 ex moms.
      2. Fjordblink starter arbejde i uge 44
    5. Returvarme
      1. Danfoss kommer i uge 43 da vi fortsat sender for meget returvarme.
    6. Vandindsivning i kælderen mod gårdsiden
      1. TV-inspektion af omfangsdrænet udføres 16 eller 17/10.
        23/10 kommer der pumpeteknikker der kigger på grundvandspumpen som ikke virker.
      2. Der accepteres slamsugning af brønd.
    7. Force Technology – KB anlæg
      1. Da vi nu har fået stoppet vandindsivningen ved søjlerne under 24 og 26, har en rapport fra FORCE technology konkluderet at vandindsivningen har blødgjort betonen, så vand har kunne trænge ind til stålarmeringen, som begynder at ruste og dette svækker bjælkens bæreevne. Der er derfor afspærret i dette område. Et overslag på udbedring beløber sig til omkring 100.000kr og skal udbedres i løbet af 2-3 mrd. Dette må finansieres fra egenkapitalen.
    8. ProBo hjemmeside
      1. Morten uploader den nye procedure ved akutte skade
      2. Tomas skal have adgang til ProBo.
    9. Fastsættelse af resterende lamper mod Dagmarsgade
      1. Lamperne sættes fast 18 eller 19/10.
    10. Udskiftning af vinyl i elevator i opgang 24, 26 og 28
      1. Malerhytten udfører dette midt i november.
    11. Gummifuge mellem gavl og væg i opgang 26
      1. Dette er udbedret.
    12. Betonloft i lejl. 41
      1. Kirsten sender et oplæg til Bang som bringer dette videre til FORCE, således dette kan udbedres i samme omgang som søjlerne i kælderen.
    13. Genregistrering af beboerlicenser / nulstilling af ParkZone
      1. Der afskaffes 14 dages licenser, da vi desværre oplever snyd med disse licenser. Fremover vil der kun kunne udleveres 24 timers licenser.
      2. Der skal ensrettes 24 timers licenser, da der findes flere forskellige versioner. Fremover skal der udfyldes lejlighedsnummer og underskrift. Årstallet vil blive fortrykt, således licenserne kun er gyldige i det år.
  1. Henvendelse fra beboere

 

  1. Kvartalsregnskab
    1. Vi har plus ift. budgettet.

Referat

 

  1. Bestyrelsesmøde – GF forberedende

 

Dato:                        23. august 2018 kl 18.00

Sted:                         Ved Kenni

Deltagere:              Anna, Ib, Kolby, Kenni, Kirsten og Bang pr. telefon. Administrator Vibeke deltager.

  1. Regnskabet 2017/2018
    1. Regnskabet er i balance, og bliver sendt i trykken af revisor.

 

  1. Budget 2018/2019
    1. Budgettet for 2018/2019 bliver lagt med øje for at bibeholde nuværende ejerforeningsbidrag på 1205,- kr. Budgettet bliver send med GF indkaldelsen.
  2. Rør-renovering
    1. Der er sendt indkaldelse ud til beboer-informationsmøde den 5/9 2018 kl 18 i aulaen opgang 28. Vores rådgivende ingeniør Jan Nissen fra Abildhauge vil fremlægge projektet for os.
  3. Social nabo-arrangement
    1. Da det ikke er lykkes at få et festudvalg etableret har bestyrelsen besluttet at invitere alle beboere til et kom-og-mød hinanden arrangement i gården.
    2. INVITATION:
  1. Pool
    1. Vores rensningsanlæg til poolen synger på sidste vers, og filtrene er nu i en sådan tilstand, at de for det første ikke fungerer optimalt, og vi tør ikke skille dem ad, for at skifte sandet, da de højst sandsynligt ikke vil kunne ”overleve dette”, da den indvendige plastik efterhånden er så porøs. Den ene pumpe døde denne sæson, og er udskiftet, den anden pumpe synger på sidste vers, og hele systemet trænger til en kærlig hånd, hvis vi skal kunne leve op til badevandskravene.
    2. Vi har modtaget tilbud fra forskellige pool-firmaer, der hver især er kommet med deres bud på omfanget af de nødvendige renoveringer og udskiftninger.
    3. Vi har acceptere tilbud fra Fjordblink, der leverede et meget professionelt besøg, og kom med mange fornuftige betragtninger.
    4. Arbejdet med pool-renovering starter først når nuværende sæson er afsluttet. Vejret beslutter afslutningen på badesæsonen, men vi forventer nedlukning medio-ultimo september, hvorefter arbejdet langsomt vil starte op.
  2. krav mod Gaihede
    1. Der bliver ikke rejst krav mod Gaihede, da vi desværre ikke har den nødvendige dokumentation for at de, i forbindelse med strømpeforingen af kloakken i gården, har forårsaget hullet i membranen, der har betydet vandindsivning i garagen ud mod gården.
  1. Vandindsivning ved betonsøjler under opg. 24 og 26
    1. Det ser ud som om at de udførte reparationer har stoppet vandindsivningen.
    2. Vi har dog desværre bemærket en lille gennemsivning mellem to samlinger i betonpladerne ud mod gården. Henrik fra E&P, som har forestået reparationerne, mener der måske kan være tale om grundvand. Henrik kigger på dette når han alligevel tjekker grundvandspumpen.
  2. ParkZone App
    1. Morten undersøger om der findes et andet parkerings-firma, der tilbyder en app-baseret løsning.
  3. Boxer
    1. Efter forhandlinger med Boxer angående betaling af Dansk Digital Centers besøg, har Boxer givet os ret i at det ikke er foreningen der skal betale, men at udgiften vil blive dække af dem, da der var tale om en signalfejl, og ikke et fejl på vores anlæg, som de i første omgang påstod.
    2. Bestyrelsen har desværre ikke kunnet forhandle kompensation på vegne af beboerne, da hver beboer er private kunder hos Boxer, og ikke som ved YouSee hvor foreningen var kunden.
    3. Derfor vil bestyrelsen meget gerne takke beboerne Britta og Jarle, der meget ihærdigt er gået til Boxers ledelse, og klaget over det manglende signal og sørget for kompensation til alle foreningens boxer-kunder i form af 1mrd gratis abonnement.
    4. Alle Boxer-kunder skulle gerne have modtaget en mail fra Boxer ang. denne kompensation. Hvis man ikke har dette, skal man kontakte Boxers kundeservice og oplyse man bor i Top-House.
  1. Fastsættelse af resterende lamper mod Dagmarsgade
    1. Vi afventer tilbud fra Henrik fra E&P på at få sat de resterende lamper langs Dagmarsgade 28-36 fast. Det var også E&P der satte lamperne langs 24 og 26 fast.
  1. Bolignet
    1. Bestyrelsen har accepteret en 3-årig aftale om guld-service til 2600,- kr inkl. moms pr. mrd, hvilket betyder at alle services er inkluderet fremover. Vi lejer de fysiske switches af Bolignet, og de er derfor også ansvarlige for at udskifte /reparere dem, såfremt de skulle gå i stykker. Dette vurderes som en stor fordel da vores nuværende switches er ved at have nået den tekniske levealder.
      Priserne bliver som følger:

      1. 2/2 Mb/s til 0,- kr.
      2. 200/200 Mb/s til 89,- kr. inkl. moms
  • 300/300 Mb/s til 119,- kr. inkl. moms
  1. 500/500 Mb/s til 149,- kr. inkl. moms
  2. 1000/1000 Mb/s til 199,- kr. inkl. moms

Hvis ikke bestyrelsen genforhandler aftalen inden de 3 år, vil den fortsætte uændret, bortset fra at, de der har valgt 200, 300, 500 eller 1000 Mbit vil stige +100Mbit uden beregning.

  1. Udskiftning af vinyl i elevator i opgang 24, 26 og 28
    1. Vi har accepteret tilbud på 3500,- kr inkl. moms pr. elevator fra Malerhytten. Der bliver således lagt ny vinyl i elevatorerne i opgang 24, 26 og 28, da der er i 24 og 26 er slidt helt igennem og i 28 mangler den vandtætte kant, der forhindre vinylen i at løfte sig, når det bliver vådt i forbindelse med vask.
  2. Gummifuge mellem gavl og væg
    1. Der er desværre endnu en fuge mellem gavl og væg i opgang 26 der har givet op, og er faldet ned. Malerhytten har tidligere repareret dette et andet sted i opgang 26, og er bedt om at gøre dette igen.
  1. Henvendelse fra beboere
    1. 36
      1. Afventer: Ejer vil sende en VVS beskrivelse så snart denne foreligger.
    2. 55
      1. Afventer: Bestyrelsen har ikke modtaget de sidste tegninger, og kan derfor ikke give tilladelse endnu.
    3. Lejl 98:
      1. Henvendelse ang. mulig manglende vandlås. Dette drøftes med Ib, som sammen med ejer tager stilling til hvad der skal gøres.
    4. 64:
      1. Der gives tilladelse til at ejer midlertidigt kan låne lidt plads i de nedlagte saunaer, til opbevaring af indbo, frem til at lejligheden er indflytningsklar. Det drejer sig om ca. 1 mrd.
      2. Bestyrelsen har godkendt billeder og tegninger på ny rørføring i lejligheden og ønsker god fornøjelse med arbejdet.

ørt denne gang, men det understreges at difference ikke vil blive accepteret for fremtiden.

Referat

 

  1. Bestyrelsesmøde

 

Dato:                      16. april 2018 kl 17.30

Sted:                      Ved Anna, Dagmarsgade 26, 3. sal, lejl. 161

Deltagere:            Anna, Kirsten, Kolby, Morten, Ib, Vibeke, Bang pr. telefon.

  1. Status på opdatering af vedtægter (Vibeke)
    1. Ansvarsfordeling af rør
      7 vedligeholdelse, modernisering og forandring.
      For at præcisere, hvorledes vedligeholdelsespligten for rørføringen fordeles, henvises til advokat Kauffmanns notat ”Notat af 30. maj 2016”, der findes på foreningens hjemmeside.
    2. Sikkerhed til ejerforening
      Det blev på mødet aftalt, at indtil en bredere vedtægtsændring foretages, accepteres de gældende sikkerhedsstillelser ved ejerskifte, dog skal der være lyst minimum 15.000 kr. med tillægstekst på 8 % af ejendomsvurderingen.
    3. Generelt opdatering af vores vedtægter.
      Vi afventer ny ejerforeningslovgivning, og eventuelle nye standarter for vedtægter. Herefter vil vi tage stilling til, om vores vedtægter trænger til en opdatering, og i så fald stille en opdateret version til afstemning på GF.

 

  1. Rør-renovering (Vibeke)
    1. Bestyrelsen accepterer administrators tilbud på byggeadministrations aftale.
    2. Vibeke kontakter SORI telefonisk, sekundært pr. mail, mhp. indhentning af rørtegninger fra SORI.
  1. Vandskader i lejligheder der skyldes manglende vedligeholdelse. (Vibeke)
    1. Vibeke og Ib forfatter et brev, der sendes rundt til alle ejere, med venlig henstilling til at lejlighedernes VVS-installationer vedligeholdelse jf. bestemmelserne i vedtægterne.

 

  1. Pool (Vibeke)
    1. Det har desværre ikke været muligt at genanvende vandet i poolen, da det blev nødvendigt at tappe vandet af, grundet skjolder på dugen, der ikke umiddelbart lod sig afrense. Vi arbejder på højtryk, på at finde en tilfredsstillende løsning på rengøring af dugen.
    2. Dynamisk ventil: Når der skal fyldes vand i poolen igen, skal denne justeres i samarbejde med Berle og Morten.

 

 

  1. Vandindsivning ved betonsøjler under opg. 24 og 26
    1. Bestyrelsen har modtaget tilbud på forslag til udbedringer. Kirsten og Bang har møde med Bendt Frandsen og Henrik Lundsgaard på fredag den 20/4, ang. dette tilbud. Inden da laver Morten og Kirsten en vandprøve.
  2. Sauna
    1. Saunaen er genåbnet. Punktet afsluttes.
  1. ParkZone App
    1. Kenni deltager ikke i mødet, hvorfor punktet overgår til næste møde.

 

  1. Boxer
    1. Kenni deltager ikke i mødet, hvorfor punktet overgår til næste møde.

 

  1. Farveprøve til hoveddør
    1. Den farvekode der er oplyst på hjemmesiden, har desværre vist sig, ikke at stemme overens med forventningerne til at denne kunne erstatte den udgåede farve dørene har originalt.
    2. Den farvekode oplyst på hjemmesiden har bestyrelsen besluttet fremover skal benyttes, trods den ikke er identisk med de andre døre.
      Farvekoden er NCS S 1000-N

 

  1. Hundelorte
    1. Morten indkøber høm-høm poser.
    2. Tomas bedes hænge boksen til høm-høm poserne op igen.

 

  1. Altankasser der hænger udvendigt.
    1. Alle beboere gøres opmærksomme på at det er ulovligt at hænge altankasser udvendigt. Dette skyldes risiko for at de falder ned, og i værste tilfælde forårsager personskade. Hvis de lejligheder, hvor altankasser hænger udvendigt, ikke snarest fjerne altankasserne, vil de blive kontaktet gennem administrator.
  1. Tagrende rensning
    Vådstøvsuger er indkøbt, Kolby skriver en arbejdsbeskrivelse og Kirsten og Morten sørger for registrerings ark til Tomas.
  1. Regnskab
    1. Kvartalsregnskabet er i balance.
    2. Vi holder fast i at modtage kvartalsregnskaber, og ikke hver måned.

Referat

 

  1. Bestyrelsesmøde

 

Dato:                      21. februar 2018 kl 18

Sted:                       Ved Kenni

Deltagere:       Anna, Kirsten, Kenni, Bang, Morten, Kolby, Ib (referent)

…….Formandsposten, Anna tager den fulde opgave igen…..

  1. Rør-renovering
    1. Tilbud fra Jan gennemgås. Beslutning: Gennemgås i ekstraordinært bestyrelsesmøde den 8. marts 2018 hos Kenni.
  1. Sauna Tømrer: Brædder, lægter og isolering skiftes. Ovn ophænges på galvaniseret stålplade med glasuldsmåtte mellem træ væg og stålplade. Tømrer hænger ovn op. Elektriker: Ny ledningsføring synlig hvis det elmæssigt er lovligt. Ny termostat på væggen overfor ovn. 3 kontakter foran paneler 1. lys, 2. ovn, 3. UV system. Update: 27/2 kommer tømrer og elektriker og giver pris på renoveringen.
  1. Vandindsivning ved betonsøjler under opg. 24 og 26 Liste over mangler haves. Priser mangler.
  1. Boxer
    Har vi garanti på det hardware der er installeret? Kenny checker hvad der er af garanti. Boxer henviser til Dansk Digital Center.

 

  1. Tagrende rensning Huset indkøber Vådstøvsuger som kan lånes af varmemesteren. Ordningen er frivillig i foråret. Dem der ikke selv gør det selv får det gjort mod betaling til efteråret. Kolby køber én billig Nilfisk og tilpasser den. Kenny laver instruktion.

Energistyring v. HOFOR vi afventer skrivelse fra Hofor om hvilken tiltag vi bør gøre for bedre varme og vandforsyning i huset.

 

  1. Vandskader
    1. Hvordan forholder vi os ang. dækning af vandskader der opstår i lejligheder uden vådrumssikring, og ikke skyldes brud på foreningsrør. Anna tager den med Vibeke med brev til ejerne om at regler i husordenen fremhæves som vi transporterer ansvar videre til ejerne.

 

  1. Regnskab Udsat til næste møde.

 

Referat

 

  1. Bestyrelsesmøde

 

Dato:                      17. januar kl. 18.00

Sted:                       Anna`s lejlighed.

Deltagere:             Anna, Ib, Kirsten, Kenny, Bang og Morten Fraværende: Kolby

  1. Formandens belastning
    1. Formanden Anna er hårdt hængt op med sine studier p.t. Det blev besluttet Ib dækker Annas opgaver for en periode. Godkendelse af fakturaer og kontrakter ligger stadig hos Anna sammen med Kirsten.
  1. Parkering
    1. Kenny tager sig af annullering af P-bøder.
    2. Parkeringskælder, det skal præcisere gældende regler at hver BEBOER må have max. En bil i parkeringskælderen. Bilen skal være indregistreret med den pågældende beboer som ejer/bruger. Tomas udsteder P-licens mod forevisning af dokumentation for ejerskab/brugerskab og sygesikringsbevis.
  1. Klinker til trapper
    1. Det blev besluttet at købe klinker til de trapper der ikke har fået skiftet, så alle trapper med tiden bliver ens i alt 21000 kr. Kirsten
  1. Regnskab
    1. Halvårsregnskab, ingen bemærkninger.
  1. Energistyring v. HOFOR
    1. Kontrakt underskrevet.
  1. LUMEX
    1. Kontrakt underskrevet.
  2. Tagrender
    1. Udsat til næste møde da det er Kolby`s opgave og Kolby var fraværende.
  1. Næste møde
    1. Næste møde 21. februat kl. 18 hos Kenny Dagmarsgade 32 lejl 36
  2. Distribution
    1. Referat ophænges af Tomas.
    2. Referat uploades til hjemmesiden af Tomas.
    3. Instruktion i forbindelse med vandskade er oploaded på: http://www.tophouse.boadm.dk/102976/ved-vandskade

 

E/F TOP HOUSE
CVR: 55 31 40 12
Referat
2. Bestyrelsesmøde
Dato: 12. december kl. 18.00
Sted: Motionsrummet, poolhuset.
Deltagere: Anna, Ib, Kirsten, Peter Kolby og Morten
1. Rør-renovering
a. Rådgiver kontrakt
i. Anna og Ib har holdt et møde med Vibeke og gennemgået kontrakten.
b. Individuelle vandmålere – skal vi undersøge muligheden for vandmålere
2. Mangeårig renoveringsplan
a. Kirsten fortsætter den løbende indsamling af opgaver.
b. Når planen for rørrenoveringen er på plads, mødes vi, og skaber overblik og laver
første udkast til en prioriteret plan, og begynder at undersøge rådgivende
ingeniører.
3. Vandindsivning ved betonsøjler under opg. 24 og 26
a. Vi har fået renset sandfilterbrøndene, da det viste sig at de var tilstoppet med
asfalt. Der er dog desværre fortsat problemer med at der siver vand ned omkring to
søjler i parkeringskælderen, når det regner.
b. For at teste om utætheden ligger i rørsamlingerne i brøndrørene i de to
sandfilterbrøndende, der modtager vand fra tagrenderne ved hhv. hjørnet ved
nedkørslen til garagen (opgang 26) og til venstre for opgang 24 (opgang 24). For at
undersøge dette fylder vi vand i sandfilterbrøndene en tørvejrsdag.
c. Bestyrelsen har været i kontakt med Ole Stentebjerg fra COWI A/S, der var
rådgivende ingeniør, da vi fik lagt membranen. Den entreprenør, John Christiansen,
der lagde membranen den gang, er stadig aktiv, og vil gerne komme ud og kigge på
vores problem.
d. Vi har modtaget tilbud fra rådgiver Bendt Fransen fra kloakmester Henrik
Lundsgaard Christensen, på en røg-prøve ved søjlen i P-kælderen, lækageopsporing
med farveprøve og tv-inspektion af regnvandssystemerne.
Dette tilbud accepteres af Bang.
4. Tagrender
a. Peter Kolby kontakter http://m.vinduespoleringnu.dk/tagrenderens-2 og indhenter
tilbud på om vores tagrender kan renses nedefra.
5. Opfølgning på forsikringsudvalg
a. Denne er færdiggjort, og vil blive lagt på hjemmesiden samt blive sendt ud som
nyhedsbrev.
E/F TOP HOUSE
CVR: 55 31 40 12
6. Røglem opgang 24 og 26
a. Der er indhentet tilbud på serviceaftale fra Lumex og Wintech.
7. Energistyring v. HOFOR
a. Vi skriver kontrakt med HOFOR.
b. Ib Skaale, og Kirsten på sidelinjen, bliver fremover ansvarsperson på dette område.
8. Vandskade efter Uretek
a. Endnu et hul er identificeret i et faldstammerør under gulvet. Da
inspektionslemmen i faldstammen desværre ikke er mulig at strømpefore igennem,
er det blevet foreslået at gulvet skal bankes op, for at komme til røret, alternativt er
der givet et forsigtigt tilbud på at banke røret frit, og montere et nyt stykke, men en
ny inspektionslem i. Det er dog usikkert om denne pris holder, da betonen må
formodes at være af samme type som gulvet, og dermed er meget hård og svær at
komme igennem.
Det besluttes at vi undersøger muligheden for at ”specialfremstille” en ny
inspektionslem, hvor det ikke kræves at røret bankes frit.
9. Parkeringskælder
a. Tomas er bedt være meget opmærksom på beboere der parkere to biler i
parkeringskælderen. Dette er IKKE tilladt, og særligt ikke om vinteren, hvor der er
ekstra stor efterspørgsel på pladserne i kælderen.
10. Indkøb af de samme fliser der er lagt ved 24+26 til opgang 28-36
a. 3 for, 2 imod.
b. Går videre til næste møde, da der ikke kunne skabes flertal for eller imod.
11. Reparation af tegl på toppen af den hvide mur
a. Tilbud på at få limet 15 løse teglsten samt lagt 15 nye ”brugte” tegl, accepteres.
12. Regnskab
a. Regnskabet er i balance.

Bestyrelsesmøde

 

Dato:                      10. oktober kl. 17.30

Sted:                       Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere:             Anna, Kirsten, Peter Kolby, Ib, Morten. Kenni deltog t.o.m. punkt 10

  1. Konstituering af bestyrelsen
    1. Formand: Anna Warncke Kristensen
    2. Næstformand: Peter Bang
    3. Kasserer: Kirsten Eithz
    4. Bestyrelsesmedlem: Ib Skaale Christoffersen
    5. Bestyrelsesmedlem: Peter Kolby
    6. Suppleant: Morten Skerra
    7. Suppleant: Kenni Pedersen
  2. Telefonpenge
    1. Beløbet vi modtager i telefonpenge er ikke taget op til revision i mange år.
      Julegaver til bestyrelsen afskaffes og der udbetales 3750 kr årligt i telefonpenge.
  3. Rør-renovering
    1. Rådgiver kontrakt udkast fra SORI er vedhæftet.
      1. Anna og Ib holder et møde med administrator Vibeke og gennemgår kontrakten.
    2. Tilsyn – hvordan fører vi tilsyn med SORI og deres tilsyn med GreenPipe.
      1. Dette bliver der sat rammer for, når kontrakten skal forhandles.
    3. Individuelle vandmålere – skal vi undersøge muligheden for vandmålere nu hvor vi alligevel skal ind til rørene.
      1. SORI bedes vurdere om det kan lade sig gøre at sætte individuelle vandmålere på alle lejligheder, og derefter regne på om det kan betale sig at gøre.
    4. Overblik over opgaver for det kommende bestyrelses år.
      1. Kontraktskrivning og igangsætning af rørrenovering
        1. Anna og Ib holder et møde med administrator Vibeke og gennemgår kontrakten.
  1. Mangeårig renoveringsplan
    1. Bestyrelsen går i gang med at udarbejde en liste over de renoveringer vi forestiller os kommer indenfor de næste 10-20 år.
      I den forbindelse vil vi gerne opfordre beboere til at sende en e-mail til bestyrelsen på tophousebestyrelse@gmail.com, med forslag til denne need-to-have renoveringsplan.
  1. Vandindsivning ved betonsøjler under opg. 24 og 26
    1. Trapperne ved opgang 24 og 26 skal genopbygges og vådrumssikres. Dette tager et par dage om at tørre færdig. Dette kan betyde at hele indgangen bliver afspærret, for at forhindre at folk ’kommer til’ at træde på trapperne før det er hærdet færdigt.
      Såfremt det bliver nødvendigt vil det blive varslet et par dage før, ved nyhedsbrev og seddel på døren.
  1. Opfølgning på forsikringsudvalg
    1. Morten kontakter Vibeke og får udarbejdet en proces beskrivelse af hvordan beboere skal forholde sig ved vandskader.
  1. Opdatering af switches med mulighed for hastighedsforøgelse
    1. Kenni og Peter Kolby kontakter Bolig:net og forhandler et nyt tilbud om Gigabit switches der kan håndtere højere hastigheder, således der kan tilbydes 200/200 Mbit eller 300/300 Mbit til beboerne.
  1. Hjemmeside administrator
    1. Morten bliver administrator af vores nye hjemmeside.
  2. Fitnessrum
    1. Der bliver indkøbt en ribbe.
  3. Kontrol af tagbelægning på poolhuset
    1. Ib gennemgår dette sammen med Tomas.
  4. Røglem opgang 24 og 26
    1. Actuatoren på røglemmen er blevet udskiftet, og i den forbindelse er vi blevet gjort opmærksomme på at der siden 2005 ikke har været et service abonnement på røglemsanlægget. Dette bliver nu tegnet.
  1. Energistyring
    1. Vi skifter fra Kuben til HOFOR, der også levere vand og fjernvarme til foreningen. Dette gøres da vi mener HOFOR levere en bedre service, og der bliver skabt et bedre overblik for bestyrelsen.
  2. Vandskade efter Uretek
    1. Ved store regnskyl er der begyndt at komme vand i vores kælder. Dette har aldrig før været et problem, så vi mistænker det er endnu en følgeskade efter Ureteks forsøg på at udbedre rottesagen.
      Brand har bedt os indhente tilbud på strømpeforing af hele kloakledningen. Dette afventer vi fra kloakfirmaet Abak.
  3. Kloak
    1. Ved det store regnskyl stod der vand ind af vinduet i lyskassen ind i kælderen foran opgang 36. Det viste sig at der ikke var noget kloakafløb i bunden af denne lyskasse. Denne bliver forbundet med lyskassen ved siden af, hvor der er et kloakafløb. Samtidig bliver drænrøret foran den hvide mur renset.
  4. Havenisser
    1. Havenisserne får 15.000 kr. til at passe vores udendørsarealer dette år. Planerne er
      1. Klatreroser på hegnet ind til børnehaven
      2. Søjle frugttræer ved hækken i haven – pære, kirsebær eller blommer.
  • Fældning af træet for enden af brandvejen, mod børnehaven. Træet er desværre flækket, og det er derfor bare et spørgsmål om stærk nok vind før træet vælter.
  1. Dør til gården
    1. Døren til gården, ved siden af porten, lukker ikke når vinden blæser fra en bestemt retning. Morten indhenter tilbyd på at få en elektrisk arm til porten, da skift af dørpumpe ikke kan garanteres at løse problemet.
  2. Henvendelse fra beboere
    1. En beboer ansøger om tilladelse til en konstruktionsændring af facaden på lejligheden.
      Bestyrelsen er ikke beslutningsdygtigt til dette punkt.

7. møde – referat

Bestyrelsesmøde

 

Dato:                      5. juni 2017 kl. 18.00

Sted:                       Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere:            Morten, Kenni, Peter Kolby, Kirsten, Anna, Peter Bang pr. telefon til og med punkt 12 og  punkt 20.

  1. Budget for regnskabsåret 2017/2018
    1. Der er skabt overblik over de poster hvor bestyrelsen forventer hhv. Besparelser og stigninger.
  2. Opdatering på rotte problematik v. Kirsten og Morten
    1. Der er blevet konstateret brud på et kloakrør under opgang 32. Den pågældende sektion med kælderrum er afspærret og betongulvet er banket op umiddelbart over kloakrøret, og bruddet er lappet. Da gulvet i hele sektionen kan være undermineret skal det bankes op, og alle kælderrum skal derfor tømmes.
      Forsikringen er underrettet, og skaden er dækket af ejerforeningens skjult rørforsikring.
      Der opsættes 2 gange dagligt rottefælder og der er pt. fanget 18 rotter. Alle rotter skal fanges inden gulvet kan genetableret. Da hullet til kloakken er lukket, drejer dette sig således ”kun” om de rotter der allerede er kravlet ud af kloakken og bygget rede under vores gulv.
      Der tegnes serviceaftale på rottespærrer.
      De ejere, hvis kælderrum er berørt, hører nærmere fra bestyrelsen, og alle beboere kan finde løbende opdateringer på sagen på foreningens hjemmeside.
  3. Skift af administrator v. Anna Kristensen
    1. Ved udgangen af august 2017 ophører administrationsaftalen med Kauffmann og vi overgår til BOLIG administratorerne med Vibeke Hassel som vores administrator. Grunden til skift af administrator er muligheden for mere tidssvarende elektroniske løsninger samt en betydelig besparelse på 100.000 kr. Ift. hvad foreningen i dag betaler for administration.
  4. Renovering v. Ib og Anna
    1. Gennemgang af vedhæftede betalingsoversigt fra GreenPipe. Bestyrelsen prioriterer pt. at få styr på rottesagen før rørrenoveringen startes.
      Da foreningen ikke har penge nok til hele projektet, vælger bestyrelsen at regne på hvor langt vores opsparing rækker, og derefter optage lån til finansiering af resten af projektet. Bestyrelsen forventer fortsat ikke at dette vil betyde en merudgift for ejerne.
  5. Vicevært
    1. Tomas bedes dokumentere overarbejde og aftale afspadsering med Kirsten.
  6. Problemer med ubudne gæster ved poolen v. Anna, Kirsten og Morten
    1. Bestyrelsen har allerede modtaget flere henvendelser omkring ubudne gæster, der trænger ind på vores område, så vi må desværre konkludere at det nye hegn på toppen af den røde mur, desværre ikke virker efter hensigten, hvorfor bestyrelsen afsøger nye løsningsmuligheder.
      1. Bestyrelsen overvejer elektrisk hegn over porten til gården. Kommunen har givet grønt lys, Ishøj hegn kontaktes med mhp. tilbud
      2. Der er bedt om tilbud fra Glassnedkeren på udbygning af hegn omkring porten til gården, for at stoppe ubudne gæster inden de kommer ind i gården. Dette skal tjene som alternativ til el-hegn.
    2. Aflåsning af pool huset
      1. Bestyrelsen skal gøre opmærksom på at alle døre til og fra pool området aflåses mellem kl 24 og 06 jf. Husorden. Dette betyder at man hverken kan komme ind eller ud efter kl 24 og frem til kl 06. Der er sat informationsskilte op på poolområdet, og det sensor aktiverede spot-lyset tænder kl 23.45 som signal til brugerne om at dørene låses om 15 minutter.
    3. Sanktionering mod glas ved poolområdet
      1. Da bestyrelsen allerede har modtaget talrige klager og observeret mange ved poolen medbringe glas, glasflasker og andet af glas, er det beslutte at sidestille dette med en grov overtrædelse af husorden, og medbringelse af glas, glasflasker eller andet af glas ved poolområdet medfører øjeblikkelig udelukkelse ( i form af blokering af chip-nøglen til poolområdet) fra poolområdet i 1 mrd.
    4. Robert (robotten der rengør poolen automatisk) er afgået ved døden v. Kirsten
      1. Der er indkøbt ny RoberTO, der er klar til den nye sæson.  
    5. Montering af riste i den dybe ende af poolen v. Kirsten
      1. Disse bliver monteres så snart vi modtager dem fra Malerhytten.
    6. Print af husorden v. Anna
      1. Bestyrelsen ønsker at have et lager af printede husordner, der kan udledes til dels nye beboere og beboere, der af anden grund ikke er orienteret i denne.
    7. Ophængning af lukket opslagstavle i opgang 26 v. Kirsten
      1. Bestyrelsen har store problemer med at uvedkomne i årevis har nedtaget opslag fra tavlen, således de restende beboere ikke har haft en fair chance for at blive orienteret. Dette er søgt løst med en lukket oplagstavle, som kun viceværten har nøgle til.
    8. Vinduespudsning v. Kolby
      1. Der er modtaget tilbud på 3500 kr. Inkl. moms for vinduespolering af opgange nr 28 – 36 i ejendommen.
      2. For fremtinden vil løbende vinduespolering af let tilgængelige ruder blive en vicevært opgave.
    9. Brandsikring i kælderen v. Kirsten og Anna
      1. Malerhytten er færdig med tætningen. Vi venter på branddørene kommer hjem. Viceværten har opsat den første test-nødudgangs lampe, og resten er kommet hjem, og monteres hurtigst muligt.  
    10. Vedligeholdelse af udendørsbruser ved poolen v. Kirsten
      1. Bruseren er malet og er åbnet.
    11. Montering af varmt vand til udendørsbruseren v. Kirsten
      1. Denne er monteret, så nu kan alle skylle sig i tempereret vand INDEN man hopper i poolen.
    12. Force Technology v. Peter Bang
      1. Vi acceptere Force tilbud på 6500,- kr. på at få opgraderet diverse komponenter i vores katode beskyttelse på søjlerne.
    13. Vand ved søljer i kælderen v. Kirsten
      1. ”Vandindhældningstest” har vist at problemet er hule-trapper og at vandet højst sandsynligt kommer igennem fugerne. Malerhytten er bedt udbedre dette. Der kan ikke gives fast tilbud, da vi ikke ved hvad der ”gemmer sig” under trappen.
        1. I samme omgang udbedrer Malerhytten beton skaderne ved trappen til opgang 32 og hullet i rampen til garagen, skulle de blive opmærksomme på andre betonskader, udbredes disse også.
      2. Videoovervågning v. Kenni
        1. Bestyrelsen accepterer tilbud på 20.000 kr. Inkl. Moms til udskiftning af eksisterende video overvågning i garagen, den røde gang samt låge og port til gården.
      3. LED-belysning på Top-House på gavlmuren v. Morten
        1. Denne er monteret.
      4. Kontakt til naboejendom ang. Efeu v. Anna og Kirsten
        1. Naboejendommen har endnu ikke klippet Efeu. Bestyrelsen må nu henvende sig skriftligt.
      5. Hunde høm-høm poseautomat v. Kenni
        1. Denne er opsat.
      6. Vand-udtag ved rampen v. Kirsten
        1. Denne er opsat og der er indkøbt vandslange.
      7. Grundig rengøring af gulv i poolhuset v. Morten
        1. Dette er udført, og viceværten er instrueret i løbende at holde gulvet.
      8. Viceværten to-do liste
        1. Viceværten har skiftet mobiludbyder til Oister, som er meget billigere.
      9. Henvendelse fra beboere
        1. 173 har henvendt sig ang. manglende gummifuge mellem altan og gavlmuren på 3. sal.
          1. Malerhytten er bedt udbedre dette.
        2. En beboer har henvendt sig til bestyrelsen med ønske om etablering af sandkasse.
          1. Bestyrelsen har besluttet at der ikke etableres sandkasse i haven, da der er mange katte i området, og grundet risiko for smittefare skal sandet skiftes hver gang en kat har besørget i sandkassen, og bestyrelsen prioriterer ikke vicevært ressourcer til dette. Ej heller hvis sandkassen er med låg, da det vurderes at man for nemt glemmer at lægge låget på, eller låget ikke slutter tæt nok.
        3. Regnskab
          1. Regnskabet er i balance.
          2. Der er pt. 4 restance sager, som Kauffmann håndterer.
        4. Eventuelt

6. møde – referat

Bestyrelsesmøde

 

Dato:                      6. april 2017 kl. 18.00

Sted:                       Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere:            Kirsten, Kenni, Morten, Peter Kolby, Peter Bang pr. telefon.

  1. Vicevært
    1. Bestyrelsen oplever at samarbejdet fortsat er forbedret. Såfremt dette fortsætter udløber den skriftlige advarsel den 1. juni 2017.
  2. Renovering v. Ib og Anna
    1. Bestyrelsen har haft et rigtig godt og konstruktivt møde med SORI. Bestyrelsen modtager SORI’s projektering af vandrørsrenovering fredag den 5. maj 2017.
  3. Administrator udbud v. Peter Bang
    1. Bestyrelsen har modtaget endelige tilbud med en flad pris for de ydelser ejerforeningen efterspørger fra alle bydende parter. Bestyrelsen har bedt om referencer, som der nu følges op på.
  4. Forsikringsudvalg v. Morten
    1. Vi arbejder forsat på sagen, og denne forventes færdig til næste møde.
  5. Brandsikring i kælderen v. Anna og Kirsten
    1. Vi acceptere tilbud fra Malerhytten på brandsikring med lukning med fuger af etageadskillelsen mellem kælderen og stuen i opgang 30-36.
    2. Vi har indhentet billigere tilbud fra andet firma på montering af branddøre, og beder Malerhytten matche denne pris, således Malerhytten udføre alle opgaver.
  6. Vedligeholdelse af udendørsbruser ved poolen v. Kirsten
    1. Vi acceptere tilbud fra Malerhytter.
  7. Montering af varmt vand til udendørsbruseren v. Kirsten
    1. Bestyrelsen har undersøgt muligheden for at få ført varmt vand frem til udendørsbruseren, så flere forhåbentligt vil ”huske” at vaske sig inden de hopper i poolen. Vi afventer tilbud.
  8. Chipnøgle implementering v. Anna og Kirsten
    1. Projektet er afsluttet, og bestyrelsen har fået mange positive tilbagemeldinger.
  9. Force Technology v. Peter Bang
    1. Trods de udførte reparation, kommer der fortsat vand ned omkring søjlerne under opgang 26 og muligvis også 24. Bestyrelsen har aftalt med FORCE at vi udfører en test, hvor der hældes rigelige mængder vand ned, for at kunne observere hvor vandet kommer ind henne, og dermed målrette reparationerne.
  10. Videoovervågning v. Kenni
    1. G4S kommer efter påske og kigger på parkeringsælderen, hvorefter vi modtager tilbud på udskiftning af vores eksisterende videoovervågning.
  11. Belysning på Top-House på gavlmuren v. Morten
    1. Ikke noget nyt da Morten ikke deltager på mødet.
  12. Kontakt til naboejendom ang. Efeu v. Anna
    1. Der er ikke noget nyt.
  13. Hunde høm-høm poseautomat v. Kenni
    1. Bestyrelsen har modtaget tilbud på væg-hængt poseautomat, som accepteres.
  14. Vand-udtag ved rampen v. Kirsten
    1. Der bliver etableret en vandhane ved rampen.
  15. Grundig rengøring af gulv i poolhuset v. Morten
    1. Bestyrelsen har modtaget tilbud fra RENEX på grundig rengøring af gulvet og efterfølgende overfaldebehandling.
  16. Viceværten to-do liste
    1. Tomas bedes undersøge muligheden for skift af teleabonnement til billigere alternativt.
    2. Denne opdateres.
  17. Regnskab
    1. Regnskabet er i balance.  
  18. Eventuelt

5 møde – dagsorden

Bestyrelsesmøde

 

Dato:                      9. marts 2016 kl. 18.00

Sted:                       Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere:            Kirsten, Ib, Kenni, Peter Kolby, Peter Bang pr. telefon.

  1. Tilladelse til sammenlægning af lejligheder
    1. Bestyrelsen har ikke modtaget underskrevet tilladelse fra ansøgende lejlighed, og sagen afsluttes hermed fra bestyrelsens side.
  2. Vicevært
    1. Bestyrelsen oplever at samarbejdet er blevet forbedret.
  3. Arbejdsskadeforsikring ifm. arbejdsdag
    1. Bestyrelsen har modtaget tilbud på en arbejdsskadeforsikring. Den årlige præmie er 7600 kr. Da der pt. ikke er nogen konkrete planer/behov for en arbejdsdag, tegner bestyrelsen ikke denne forsikring nu, men tager stilling til det, hvis/når det er besluttet, at der skal indkaldes til en arbejdsdag.
  4. Varme
    1. Viceværten har inspiceret alle relevante lejligheder, og fandt ingen ulovlige installationer.
    2. En beboer arbejder for HOFOR, har inspiceret varmecentralen. Der er renset filtre og justeret ventiler. Efterfølgende har der ikke været klager over manglende varme.
  5. Renovering v. Ib og Anna
    1. Bestyrelsen er blevet anbefalet at kontakte SORI, da AI ikke er vendt tilbage trods flere henvendelser fra bestyrelsen. SORI virker meget engageret, og arbejdet skrider fremad.
  6. Administrator udbud v. Peter Bang
    1. Der er udarbejdet en forventningsliste til bydende administratorer, og bestyrelsen afventer reviderede tilbud.
  7. Forsikringsudvalg v. Morten
    1. Der er udarbejdet en instruks for handling til beboere i tilfælde af vandskader. Denne vil blive lagt på hjemmesiden hurtigst muligt.
  8. Brandsikring i kælderen v. Anna og Kirsten
    1. Materialet fra DBI sendes til Malerhytten der bedes give tilbud på en total entreprise.
  9. Dagmarsgade 24-26 brandvej
    1. Tomas har indkøbt brandvejsskilt som er placeret ved starten af indkørslen.
  10. Hjemmeside v. Kenni
    1. Da et evt. administratorskift vil betyde en inkludering af hjemmeside, pauseres dette projekt indtil der er truffet beslutning om administration.
  11. Chipnøgle implementering v. Anna og Kirsten
    1. Projektet kører som forventet, der er afleveret informationsbrev i alle beboeres postkasser indeholdende ny chip-nøgle.
    2. Informationsbrevet ” VIGTIGT – Ny nøgle adgang i Top-house” forventes første etape (lågen og døren til gården, udtryk fra gården og porten til kælderen) fuldført torsdag den 23. marts, hvorefter opgangsdørene, en efter en, udskiftes.
      For mere information, se informationsbrevet.
  12. Force Technology v. Peter Bang
    1. Der er blevet asphalt repareret ved opgang 24 og 26 for at stoppe nedsivningen af vand omkring søjlerne i parkeringskælderen.
    2. Vi afventer inspektion af KB anlægget.
  13. Videoovervågning v. Kenni
    1. Vi afventer fortsat tilbud.
  14. Belysning på Top-House på gavlmuren v. Morten
    1. Ikke noget nyt da Morten ikke deltager på mødet.
  15. Opbevaring af ekstra kemikalier til pool
    1. Dette er bragt i orden
  16. Kontakt til naboejendom ang. efeu
    1. Bestyrelsen tager kontakt til naboejendommen, og beder dem klippe deres efeu ned, da den vokser ind under teglstenene på den hvide mur, hvilket medøfre fugt kan komme ind.
  17. Viceværten to-do liste
    1. Denne opdateres.
  18. Havenisserne
    1. Anmoder bestyrelsen om tilskud på 4000,- kr. dette bevilliges.
  19. Regnskab
    1. Regnskabet er i balance.  
  20. Eventuelt
    1. Hunde høm-høm poseautomat v. Kenni
      1. Bestyrelsen undersøger muligheden for at opstille en poseautomat og skraldespand til hunde høm-høm’er langs Dagmarsgade, for at komme problemet med hundeluftning på ejendommens areal til livs.

Bestyrelsesmøde

 

Dato:                      2. februar 2016 kl. 18.00

Sted:                       Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere:            Kauffmann, Ib, Kenni, Anna, Peter Kolby, Peter Bang, Kirsten.

  1. Tilladelse til sammenlægning af lejligheder
    1. Bestyrelsen har modtaget ansøgning om tilladelse til sammenlægning af lejl. 23 og 24. Godkendelse gives med forbehold.
  2. Vicevært
    1. Grundet længerevarige samarbejdsproblemer, og manglende tilfredsstillende udførelse af arbejdsopgaver, har bestyrelsen set sig nødsaget til at udstede en begrundet skriftlig advarsel.
  3. Arbejdsskadeforsikring ifm. arbejdsdag
    1. Kauffmann beretter at forsikringen har oplyst at tilbuddet endnu ikke er kommet, grundet sygdom. Bestyrelsen afventer således fortsat tilbuddet.
  4. Varme
    1. 137, 138 og 139 har problemer med ustabil varmtvandsforsyning til radiatorer. Bestyrelsen har kontaktet HOFOR og forelagt dem problematikken, HOFOR henviser til specialiseret VVS og bestyrelsen har kontaktet CG enterprise, der har været i ejendommen og inspiceret varmeinstallationerne.
    2. Tomas bedes gennemgå alle lejligheder på de berørte varmestrenge og rapportere til bestyrelsen, såfremt der er lavet ændringer på varmesystemet i alle de lejligheder der modtager fra samme forsyningsrør, som de berørte lejligheder. Herefter accepteres tilbud fra CG enterprise, der systematisk fejlfinder på vores varme.
  5. Opsætning af kasser v. Kirsten
    1. Ikke noget nyt
  6. Radiatorer v. Kirsten
    1. Tomas har gjort bestyrelsen opmærksom på at der er opstillet 11 radiatorer på fællesarealerne, der ikke bliver anvendt.
      Når der kommer ny rådgiver, vil bestyrelsen forhøre sig om de kan proppes og fjernes, eller om de skal tages i brug.
  7. Renovering v. Ib
    1. Intet nyt siden sidst
  8. Administrator udbud v. Peter Bang
    1. Afventer Anna udarbejder en forventningsliste til administratorer.
    2. Dette forventes gjort efter uge 4.
  9. Forsikringsudvalg v. Morten
    1. Under udarbejdelse.
  10. Brandsikring i kælderen v. Peter Bang og Ib
    1. Ikke noget nyt
  11. Dagmarsgade 24-26 brandvej
    1. Tomas bedes indkøbe brandvejsskilt som placeres ved starten af indkørslen.
  12. Hjemmeside v. Kenni
    1. Kenni er så småt klar til at overtage administrationen af vores hjemmeside.
  13. Chipnøgle implementering v. Anna og Kirsten
    1. Projektet kører som forventet, og bestyrelsen forventer at implementeringen kan påbegyndes i løbet af foråret.
    2. Der vil blive sendt yderligere information rundt til alle beboere snarest.
  14. Force Technology v. Peter Bang
    1. Bestyrelsen har modtaget et prisoverslag for asfalt reparation over nedsivning ved opgang 24 og evt. opgang 26.
    2. Peter Bang får bemyndigelse til at forhandle og acceptere et tilbud fra Force på udbedring af skaderne.
  15. Videoovervågning v. Kenni
    1. Kenni indhenter tilbud på opgradering af eksisterende videoovervågning, hvorefter bestyrelsen tager stilling til dette tilbud.
    2. Der indhentes yderligere tilbud på videoovervågning af:
      1. Opgang 24 og 26
      2. Pool

De to ovenstående tilbud vil komme til afstemning på GF 2017, så beboerne kan tage stilling til om der ønskes 24 timers overvågning af opgang 24 og 26 og/eller overvågning af poolområdet mellem 24 og 06. Mere information samt tilbud følger indkaldelsen til GF.

  1. Belysning på Top-House på gavlmuren v. Morten
    1. Den nuværende belysning udskiftes med LED-belysning, da dette har betydelig længere levetid.
  2. INTERNT Lejlighedsrenoverings template v. Anna og Ib
    1. ”3.1 lejlighedsrenovering
      Ingen reparationer, renoveringer og/eller andre ændringer af installationer som f.eks. forsynings- eller afløbsrør, andre særinstallationer eller åbning i bærende vægge, må udføres i de respektive lejligheder, uden at bestyrelsen på forhånd skriftligt har godkendt dette.
      Det skal kunne dokumenteres at arbejdet udføres af en autoriseret fagmand.”

Ovenstående blev indført i husorden på GF 2016, hvorfor bestyrelsen nu udarbejder en ”template”, der udleveres til og udfyldes af ejer, inden en omfattende renovering igangsættes.
Dette gøres både for at gøre det nemmere for ejere at efterleve husorden, men også for at foreningen har overblik over hvilke ændringer der udføres i de enkelte lejligheder, som kan have konsekvenser for foreningens øvrige beboere.

  1. Afventes fra Kauffmann
  1. Viceværten to-do liste
    1. Viceværten har ikke opdateret listen, hvorfor bestyrelsen ikke kan gennemgå denne.
  2. Regnskab
    1. Regnskabet ser fornuftigt ud.
  3. Eventuelt
    1. Opbevaring af ekstra kemikalier til pool
      1. Bestyrelsen er blevet bekendt med at ekstra kemikalier til poolen ikke er opbevaret korrekt. Ib undersøger om han kan skaffe korrekte kemikalie opbevaringsskabe, ellers indkøber bestyrelsen kemikalieskabe.
    2. Hundeluftning på ejendommen
      1. Trods bestyrelsen har opsat tydelig skiltning på bedet foran 24-26 er der fortsat planter der bliver gravet op og går ud, og der er tydelige tegn på hunde fortsat bliver luftet på dette stykke. Det er på ingen måde acceptabelt, så bestyrelsen sender snarest brev rundt til alle hundeejer, med indskærpelse af at denne overtrædelse af husorden ikke accepteres. Bliver bestyrelsen bekendt med at beboere fortsat lufter hunde på ejendommens område vil dette medføre en skriftlig advarsel.

Referat

Bestyrelsesmøde

 

Dato:                      8. december 2016 kl. 18.00

Sted:                       Kirsten, opgang 28 lejl. 91

Deltagere:            Anna, Kirsten, Ib, Morten, Peter Kolby, Kenni. Peter Bang deltager pr. telefon.

  1. Evaluering og opfølgning på ekstraordinær generalforsamling

Bestyrelsen er tilfredse med forløbet af den ekstraordinære generalforsamling.

  1. Renovering v. Ib
    1. Scope:
      1. Samtlige synlige afløbsrør skiftes. Rotteproblem skal medtages.
      2. Samtlige ikke synlige afløbsrør renoveres eller skiftes alt efter hvad der er billigst. Rotteproblem skal medtages.
  • Samtlige synlige varmt- og koldtvandsrør skiftes.
  1. Samtlige ikke synlige varmt- og koldtvandsrør re-lines eller skiftes alt efter hvad der er bedst og billigst.
  2. Efter renovering af rør udbedres de adgangsveje som har været nødvendige for at udskifte/renovere rør.
  1. Afgrænsning:
    1. Ingen defineret endnu.
  2. Opbrydning i delprojekter:
    1. Gennemføres for en opgang ad gangen for at få erfaring. Startende med 28. Der renoveres/udskiftes både vand og faldstammer samtidig.
  3. Økonomi:
    1. Budgetramme 15 Mkr.
  4. Tidsplan:
    1. Populært skrevet – Fuld tryk fremad for de penge vi har i kassen, derefter beslutning om lån eller langsommere fremdrift.
  5. Ansvar
    1. Anna og Ib beslutter om AI skal involveres. Eftermødenote: Telefonmøde hvor vi bliver enige om hvad vi gør.
    2. Anna og Ib tager kontakt til rørforingsfirmaet og evt. AI.
  1. Administrator udbud v. Peter Bang
    1. Der er indhentet 4 forskellige tilbud, der ikke umiddelbart er sammenlignelige.
    2. Anna og Peter Bang går nu i gang med at udarbejde en detaljeret liste over de ydelser vi efterspørger, og bede de bydende tilrette deres tilbud, så vi kan sammenligne dem alle, og vælge det bedste.

 

  1. Forsikringsudvalg v. Morten
    1. Ikke noget nyt

 

  1. Brandsikring i kælderen v. Peter Bang
    1. Peter Bang har kontakt til Dansk Brandsikring Institut, og arbejder på sagen med dem.

 

  1. Dagmarsgade 24-26 brandvej
    1. vores energirapport er Dagmarsgade 24-26 brandvej, for passage til gården. Der er dog ikke sufficient skiltning, så viceværten har kontakt til Københavns beredskab, og afventer be/afkræfning på vejens status som brandvej, således der kan sættes sufficient skiltning op – særlig for at forhindre folk parkere langs bedet og spærre brandvejen.
    2. Viceværten tager derefter kontakt til Københavns brandvæsen og sikre sig de har en nøgleboks med nøgle til ejendommen, og chipnøgle når disse udskiftes.

 

  1. Hjemmeside v. Kenni
    1. Kenni har kontakt til viceværten, og er under ”oplæring”.

 

  1. Chipnøgle implementering v. Anna og Kirsten
    1. Kirsten og Anna er i kontakt med Mejlshede, og der er sat gang i projektet. Vi vender tilbage, når der er noget nyt.

 

  1. Energimærkning v. Peter Bang og Ib
    1. Peter Bang har kontakt til Kuben management, der udfører energimærkningen, og følger op aftalen, med henblik på at få udarbejdet en ny energimærkning, da vores nuværende udløber i 2. kvartal af 2017.

 

  1. Force Technology v. Peter Bang
    1. Vi afventer tilbud på de forbedringer, der er foreslået i Force Technologys rapport. Service aftalen kører som den skal.

 

  1. Poolhus 5års gennemgang ved Peter Kolby, Kirsten og Ib
    1. Den 12/6 2017 har poolhuset 5 års fødselsdag, og i den forbindelse skal der udføres en 5 års gennemgang.
    2. Ib, Kirsten og Peter Kolby gennemgår poolhuset i marts, er der noget der vække bekymring, kontaktes rådgiver.

 

  1. Prøvemaling mhp. arbejdsdag v. Peter Kolby og Peter Bang
    1. Der bliver sendt brev rundt til alle beboere på 4. sal, opgang 26, for at indkalde til en ”prøve-maling”. Det er så meningen at erfaringerne herfra skal danne grundlag for om der skal indkaldes til fælles arbejdsdag, men maling af de resterende opgange.
    2. Der er indhentet tilbud fra Malerhytten på
      1. Maling af loftsplader
      2. Maling af vægge og karme
  • Maling af yderside af elevator og trappegelænder
  1. Når malerhyttes tilbud foreligger vil bestyrelsen vurdere om det kan betale sig at gå videre med prøvemalingen på 4. sal.

 

  1. Elevator v. Peter Bang
    1. Se regnskab

 

  1. Boxer implementering v. Anna, Kenni og Kirsten
    1. Der er ikke noget nyt udover de nyheds- og informationsbreve der er sendt til beboerne.

 

  1. Videoovervågning v. Kenni
    1. Der er indhentet tilbud fra G4S omfattende 4 farve-kamera der dækker følgende:
      1. 2 kamera der dækker indgangene og facaderne fra opgang 24,26 og 28 ud mod Dagmarsgade 24 og 26
      2. Garage nedkørslen
  • Port og dør mod gården
  1. Der er indhentet 3 forskellige løsninger, 2 hvor vi selv ejer udstyret, og har et løbende abonnement ved dem eller hvor vi har abonnement på det hele.
  2. Der vil blive indhentet yderligere tilbud til sammenligning.
  3. Der indhentes yderligere tilbud på opdatering af videoovervågningen i den røde mellemgangen, hvor der er indgang til tørretumbleren.
  1. Regnskab
    1. Vi følger budgettet
    2. Elevator Peter Bang

8. møde – Referat

Bestyrelsesmøde
Dato:    14. juni 2016 kl. 18.00
Sted:    Anna, opgang 26 lejl. 161
Deltagere:    Anna, Kolby, Kirsten, Nissen, Kauffmann, Bang, Anne-Sofie

1.    Konstituering
Anna vælges enstemmigt som formand. Anne-Sofie træder ind i bestyrelsen som sekretær, da hun modtog flest stemmer ved GF 2015.

2.    Fester på grillpladsen
a.    Der var en episode den 27. maj hvor der ikke var gjort rent efter lejl. 86 havde booket grill-pladsen. Efter personlig henvendelse fra bestyrelsen til lejl. 86 kl. 9 gik oprydning i gang ca. kl 11. På dette tidspunkt var der tilkaldt rengøring, som lejl. 86 skal betale for, trods den påbegyndte egen-rengøring.
i.    For at opsummerer husreglerne:
2. Fællesarealer: Den enkelte beboer skal selv foretage den nødvendige rengøring efter sig selv og sine besøgende på alle de områder fællesarealer. I særlige tilfælde kan rengøringen blive udført på den ansvarliges regning.
2.1.4 Grillpladsen: Der skal efter endt brug ryddes op, inden området forlades og ikke senere end kl. 07.00.
Da festen derudover var voldsom, og har udløst mange klager er det i bestyrelsen besluttet at inddrage lejl. 86 ret til at benytte fællesområderne og chipnøgle lukkes derfor.
Da lejeren i lejl. 86 imidlertid er fraflyttet lejligheden indskærper vi overfor beboere at fester på fællesområderne der er til voldsom gene for resten af beboerer ikke tolereres jf. Husorden:
ii.    5. Advarsler/Sanktioner: Overtrædelse af husorden medfører en påtale eller en skriftlig advarsel. I tilfælde af væsentlig eller gentagen overtrædelse kan bestyrelsen beslutte at inddrage en beboers ret til at benytte visse eller alle fællesfaciliteter: poolområdet, tennis¬banen, grillplads, sauna og solarium i op til 1½ år.

b.    Følgende forslag er vedtaget i et forsøg på at afhjælpe støjgenerne, og træder i kræft lige så snart de tekniske foranstaltninger er på plads.
i.    Depositum ved bookning af grill-pladsen:
Når man booker på hjemmesiden vil der poppe et vindue op hvor der 1: gøres opmærksom på tidsrummet for larm, 2: at såfremt der ikke er rengjort og ryddet op dagen efter kl 07 vil der blive tilkaldt rengøring for ansvarliges regning. Der vil da blive opkrævet et depositum på 1500kr for bookning af grillpladsen fredag og lørdage aften. Depositummet tilbagebetales såfremt der er rengjort kl. 07 efterfølgende morgen, ellers vil det blive brugt til at dække udgifter til ekstern rengøring.
1.    Det stilles hertil som forslag til tilføjelse husorden (der således skal stemmes om på næstkommende GF) at depositum heller ikke frigives hvis tidspunktet for støj ikke er overholdt, og der foreligger mindst to skriftlige klager, og dermed fungere som ’gebyr’ for grov overtrædelse af husorden.
ii.    Timer på strøm ved grill-pladsen: Der installeres en timer på strømmen til grillpladsen således at strømmen ved grill-pladsen lukkes svarende til det tidspunkt der skal være ro på. Dette gøres i et forsøg på at forhindre der kan spilles høj musik efter dette tidspunkt og forhåbentligt motiverer folk til at stoppe festen og søge mod byen hvis festen ønskes fortsat.
c.    Derudover stilles det som forslag til tilføjelse til husorden at såfremt en lejer overtræder husorden i sådan grad at bestyrelsen beslutter at inddrage adgangen til fællesarealerne og lukker chippen, og lejer fraflytter lejligheden inden udelukkelses perioden udløber, så kan ejer betale 3000 kr. for at få låst chippen op til nye lejere. Vores tanke er så at ejer kan trække dette fra lejers indskud.

3.    Finansiering af renoveringsplan
Dette punkt behandles ikke da det endelige udkast (og dermed prisoverslag) ikke foreligger fra Gaihede endnu.

4.    Havelåge ml. have og pool
Bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på at man kan åbne lågen mellem haven og poolen uden chip.
Tomas bedes montere en afskærmning omkring håndtaget, således døren kun kan åbnes med en chip

5.    Plade for enden af bedet mod Dagmarsgade
Vi afventer at smeden for produceret og monteret en plade lign. dem der afgrænser cykelparkeringerne.

6.    Indkøb af fliser til poolhuset
Grundet mange opgravninger i poolhuset er vi ved at løbe tør for fliser. Tomas bedes derfor indkøbe for 1000,- kr ekstra fliser.

7.    El
Der er indhentet et fælles tilbud på at få udskiftet relæ, (såfremt dette ikke allerede er et HPFI eller HFI relæ) og få markeret eltavler så de lever op til gældende regler – jf. Tidligere udsendte dokument.
En fælles tilmeldingsblanket samt praktisk information vil blive sendt til ejere hurtigst muligt.

8.    Parkeringslicenser
Vi har nu fået aftalen med ParkZone A/S på plads og de vil forestå at kontrollerer at vores parkeringspladser kun benyttes af beboere.
Så snart vi har fastsat dato for hvornår kontrollen begynder, vil blive sendt et brev rundt til alle ejere (der også hænges op i alle opgange) med grundig information og instruks i hvor/hvordan man får en beboerlicens til sin bil,
Følgende betingelser skal være opfyldt for at kunne få udstedt en beboerlicens:
a.    For at kvalificerer til en beboerlicens skal der fremvises registreringsattest og sygesikring.
b.    Der udleveres til start 20 gæstelicenser á 24 timers gyldighed til hver lejlighed. Har man brug for flere skal man henvende sig til Tomas.
c.    Der kan kun udstedes 2 beboerlicens (registreres én nummerplade) pr. lejlighed.

9.    Elevator
Grundet tidsmangel udsættes dette punkt til næste møde.

10.    YouSee individualisering af TV kanaler.
a.    Vi undersøger pt. muligheden for at Boxer kan anvende vores eksisterende ledningsføring, vi undersøger derfor pt. om det er YouSee eller ejerforeningen der ejer de eksisterende ledninger.

11.    Indførelse af fælles arbejdsdag
I et forsøg på at finde en billigere møde at forskønne vores opgange på, foreslår vi at der indkaldes til en fælles arbejdsdag, hvor projektet bliver at få malet alle opgangene, og vi indhenter et tilbud på hvad det ville koste at få lavet loftet.
Bestyrelsen arbejder pt. på at udføre en test-maling af 4. Sal, opgang 26 for at danne os et overblik om, hvorvidt et er realistisk at sætte projekt ”fælles maling af opgange” i gang.
a.    I den forbindelse stilles det som forslag til GF at der kan opkræves et gebyr på 500 kr. for ikke at møde op og deltage i en fælles arbejdsdag.

12.     COWI – kælder, force technology
Nedløbsrøret bed opgang 24 er rettet, og vi håber det kan afhjælpe lidt af problemet. Grundet tidsmangel udsættes resten af dette punkt til næste møde.

13.    Regnskab
Foreløbigt underskud på 400.000 kr. Dette tæller udgift til poolrenovering på ca. 250.000 kr., teknisk assistance på 163.000 kr. og kloakrenovering på 343.000 kr. Da regnskabsåret ikke er afsluttet, er tallene foreløbige. Bestyrelsens mål er at få et driftsresultat omkring 0. Administrator bedes regulerer placeringen af udgifterne i overenstemmelse hermed.

14.    Eventuelt
•    Kælder rengøring: Vi iværksætter først en rengøring af kælderen når parkeringskontrollen er trådt i kraft.
•    Anne-Sofie står for at finde ud af om det er en mulighed at lave et social fællesareal.
•    Der er blevet observeret en rotte, og har kontaktet kommunen som har inspiceret området og opsat to rolle-kasser som holdes under opsyn. Kommunen har efterfølgende fulgt op på rottekasserne, og da der ikke har været nogen aktivitet er de taget ned igen. Bliver der observeret rotter på området igen skal bestyrelsen eller viceværten informeres Vi indskærper over for beboerne at fugle-fodring er strengt forbudt da det tiltrækker rotterne.

6. møde – Referat

 

 

Bestyrelsesmøde

Dato:                         4. april 2016 kl. 18.00

Sted:                          Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere:               Anna, Behrang, Kirsten, Peter Nissen, Peter Bang, Peter Kolby, Anne-Sofie

  • Renoveringsplan
  • Vi har modtaget det endelige udkast, og vi vil udarbejde en ”oversættelse” af dette, for at undgå at for mange fagudtryk o.l. gør det svært at forstå.
  • Vi forventer at kunne være klar til at stemme på en ekstraordinær generalforsamling i maj 2016.
  1. Pool
    1. Der forhåndsgodkendes en ekstraudgift på omkring 5000 kr. til pakninger.
    2. Tilbuddet fra HSR ang. kemikalieskab accepteres.
    3. Der er taget nogle sten fra afslutningen af bedet mod Dagmarsgade til brug ved poolen. Det besluttes at undersøge muligheden for at etablere en rustkant lignende dem der afslutter cykelparkeringerne.
  1. Kloakker
    1. Status: Der kommer rottespærre på hovedkloakken, der fungerer som en en envejs-ventil. Det formodes at reparationen i store træk er afsluttet, men vi kontakter Gaihede for at få dette af- eller bekræftet
    2. Hul i asfalten: Vi mangler en afklaring på hvad der skal ske med hullet i asfalten, vi kontakter ligeledes Gaihede ang. dette
    3. TV inspektion af pool-huset: Der udføres en TV-inspektion under pool-huset for at kortlægge rørene her.
  • El
  • Der er formuleret en instruks der via administrator sendes til alle ejere. Deadline udskydes til 1. juli 2016. INTERNT: Bang retter datoen og sender dokumentet til Kauffmann som sørger for at sende det rundt til ejer – lige som når der udsendes GF indkaldelse.
  • Parkeringslicenser
    1. Vasik har ikke mulighed for at lave en nummerplade orienteret løsning så opgaven går til ParkZone, der har en elektronisk løsning til at nummerplade-scanne og dermed skelne mellem beboere og ikke-beboere uden der skal lægges en fysisk licens i forruden.
    2. Vi opsiger parkeringskontrollen ved Vasik når vi ved hvornår aftalen med ParkZone træder i kraft, men beholder fortsat tilkaldservice til poolområdet.
    3. Når aftalen med ParkZone er på plads vil der blive sendt en instruks rundt til alle ejere, om hvordan man får registreret sin nummerplade som beboer.
  1. Elevator
    1. Vi har opsagt serviceaftalen Kone med udløb i september 2016 og afventer nyt tilbud fra Kone og Otis.

 

  1. YouSee individualisering af TV kanaler.
    1. Dette punkt overgår til næste møde
  • Forslag til ekstraordinær GF: Må vi tage penge fra renoveringspuljen til pool- og kloakreparationer?
    1. Dette punkt overgår til næste møde
    1. Tennisbane
      1. Dette punkt overgår til næste møde
  • Henvendelse fra beboere
    1. Dette punkt overgår til næste møde
    2.  
  • Regnskab
    1. Dette punkt overgår til næste møde
    2. Gennemgå svar fra Kauffmann på spørgsmål fra 5. møde.

 

  1. Eventuelt

5. møde – Referat

 

 

Bestyrelsesmøde

Dato:                         29. februar 2016 kl. 18.00

Sted:                          Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere:               Behrang, Anna, Kirsten, Peter Bang

    1. El
        1. Bang kontakter husets elektriker og får udarbejdet et standardbrev m. bekendtgørelsen som sendes rundt til alle beboere.
    1. Finansiering af 5 årig renoveringsplan
        1. Behrang tjekker med Kauffmann hvad det koster at få lavet finansieringstilbuddene.
    1. YouSee individualisering af TV kanaler.
        1. Peter Nissen er ikke tilstedet til mødet, så der er ikke noget nyt, og Morten har heller ikke noget nyt fra Novomatrix.
          Vi fortsætter tilbudsarbejdet, men afventer stadig om der sker noget politisk ang. at ejerforeninger ikke kan tvinges til at have samme TV pakke.
    1. Poolkanten
        1. Det har vist sig at poolkanten er bygget op af hønsenet og mørtel og er for ustabil til at vi kan spænde den nye dug op. Vi har modtaget et ret uspecifikt tilbud fra Berle Pools murer og indhentet et billigere og mere specifikt tilbud fra Malerhyttens murer afdeling på det samme. Vi beder Berle pool udspecificere deres tilbud således vi kan sammenligne dem, og vi forsøger at arbejde hen mod at Berle får hele entreprisen så vi ikke skal mikse håndværkere.
        1. Der skal bygges et kemikalieskab og Tomas bedes indhente tilbud fra husets håndværker.
    1. Kloakker
        1. Der er tegnet en all-risk forsikring og arbejdet starter medio marts.
        1. Bang tjekker med Keld om der kommer rottespærre
    1. Parkeringslicenser
        1. Der er ikke noget nyt fra hverken Vasik eller EasyPark.
          Da vores zone bliver til betalingsparkering inden for et år, er der endnu mere grund til at kunne skelne mellem beboere og ikke-beboere.
    1. Henvendelse fra beboere
        1. Præcisering af ejerforhold i vedtægter
          Lejl 81 har bedt om at få indført en præcisering af ejerforhold omkring brystningspartier over og under vinduerne ift. Vedligeholdelse ansvar, men da dette er en vedtægtsændring skal der stemmes om det på GF og det skal tinglyses, og da lejl. 81 stillede det som forbehold at det kun skulle ændres hvis det kunne ændres uden afstemning, vil der ikke blive stemt om det, da det netop kræver en afstemning for at lave vedtægtsændringer.
          Det er bestyrelsens klare anbefaling at der hvor beboere selv kan komme til, må de meget gerne vedligeholde.
        1. Energimærkning
          168 har kontaktet os ang. At vores energimærkning skulle være udløbet, vi har kontaktet Gaihede der har undersøgt sagen, og grundet en bekendtgørelse fra 15/12-15 der forlænger energimærkning er vores energimærkning C gyldig til juli 2017.
        1. Indbrud
          131 har haft indbrud juleaften 2015 og har i den forbindelse fået beskadiget karmen omkring vinduet. Kauffmann har anmeldt skaden til vores forsikringsselskab.
        1. Mistet login til hjemmesiden
          Lejl 75. Henvender sig til os ang. Mistet login. Hvis man mister dette skal man henvende sig til viceværten.
        1. Fugt skade

Lejl. 40 har henvendt sig ang. en fugt og skimmelsvampsskade som en ekstern rapport har konkluderet skyldes manglende ventilation. Da der ikke har kunnet konstateres fejl på anlægget, andre beboer på samme ventilationsstreng ikke har oplevet problemer og viceværten kunne konstatere at ventilationsventilen i lejligheden var lukket, og at der var sug på ventilationen da denne blev åbnet af viceværten, vurderes at være selvforskyldt og det er derfor besluttet ikke at prøve sagen ved ejendommens forsikring.

 

    1. Regnskab
        1. Vi har enkelte punkter vi har bedt administrator udspecificere, men øjebliksbilledet er at vi har et underskud, som kan skyldes periodisering.
          Vi holder selvfølgelig øje med regnskabet frem mod regnskabsårets afslutning.

 

    1. Eventuelt
        1. Problemer med husets håndværkere
            1. Tomas har problemer med at husets håndværkere ikke yder den service vi har brug for, så Tomas må gerne kigge på og der skal skiftes ud på husets håndværkerliste, da det tidligere er besluttet at hver gang der skal udføres noget skal der indhentes tilbud fra husets håndværker, således der er et ’kontrol’ tilbud, hvis Tomas vil bruge en anden håndværker.

4. møde – referat

Bestyrelsesmøde

Dato:                         8. februar 2016 kl. 17.30

Sted:                          Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere:               Behrang, Peter Nissen, Peter Kolby, Peter Bang, Kirsten og Anna

      1. El
            1. Vi har fået udført et el-check af HELDEN ApS og der er fundet nogle småting der skal udbedres.
              Stikprøver på beboers el tavler, har vist at der mangler opmærkning med tilhørsforhold og max. Dette har været et krav siden 1967 og byggeriet er opført i 1974 så derfor skal grupperne mærkes.
              Dette er ejers ansvar at få bragt i orden INDEN 1/5 2016. Herefter vil husets elektriker gå alle tavler igennem, og de der ikke er bragt iorden, vil blive det på ejers regning.
      1. 5- årig renoveringsplan
            1. Vi har nu modtaget det ’endelige’ udkast (Udkast 5) og vi beder nu administrator indhente finansierings forslag således der kan stemmes på en ekstraordinær generalforsamling.
      1. YouSee individualisering af TV kanaler.
            1. Vi har modtaget prisoverslag fra YouSee, men vi er i gang med at undersøge om der findes en anden løsning der ikke kræver der skal trækkes nye kabler til alle lejligheder.
      1. Parkeringslicenser
            1. Vasik kan tilbyde en service der er nummerplade-baseret således der kan skelnes mellem beboer og ikke-beboer, vi mangler dog nogle detaljer fra Park Zone før vi kan besluttet, hvilken løsning vi vælger.
      1. Pool
            1. Udskiftning af pool dugen, pool kanten og rensningsanlæg er igangsat og den er færdig til den nye sæson der starter den 1. maj 2016.
      1. Tilbud på kloakker
            1. Arbejdet er accepteret og vi forventer opstart i slut februar.
      1. Indhentning af tegninger af poolhus
            1. Disse er modtaget og videreekspederet.

 

      1. Nyt rengøringsfirma til rengøring af opgang
            1. Vi beholder det firma vi har nu.
      1. Henvendelse fra beboere

 

      • Regnskab
            1. Intet nyt
      1. Eventuelt

3. møde – Referat.

 

 

Bestyrelsesmøde

Dato:                       30. november 2015 kl. 18

Sted:                        Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere:              Behrang, Peter Nissen, Peter Kolby, Peter Bang, Kirsten og Anna

          1. 5- årig renoveringsplan
                    1. Vi har modtaget udkastet til renoveringsplanen, og arbejder videre med denne frem mod næste møde, hvor Gaihede forventes at deltage.
          1. YouSee individualisering af TV kanaler.
                    1. Vi har endnu ikke modtaget prisoverslag fra YouSee, og vi rykker for et svar.
                    1. Vi afventer desuden en anden teknisk løsning, som en beboer har henvendt sig med.
          1. Parkeringslicenser
                    1. Det var ikke muligt at få en aftale med Easy Park.
                    1. Vi undersøger muligheden for et nummerplade-baseret system ved vores nuværende vagtselskab Vasik, så vi kan skelne mellem beboere og ikke beboere.
                    1. Vi sætter Park Zone på pause indtil vi har undersøgt hvad Vasik kan tilbyde.
          1. Internet
                    1. Vi har genforhandlet aftale med bolignet A/S og har fået følgende tilbud som bestyrelsen takker ja til. De beboere der nu har en 50/50mbit til 99,- opgraderes til en 100/100mbit forbindelse således 50/50mbit udgår.
                              1. 2/2mbit til 69,- pr. mrd.
                              1. 100/100mbit til 89,- pr. mrd.
                    1. Pool kanten
                              1. Vi har modtaget tilbud fra de tre forskellige firmaer og vi går nu videre med at få tilbuddet uddybet således de bliver sammenlignelige, før vi kan træffe en beslutning om hvilket tilbud der er bedst.
                    1. Tilbud på Kloakker
                              1. Der er ikke noget nyt siden sidste møde ang. udbud af strømpeforingen fra Gaihedes side, andet end vi har modtaget og godkendt regningen fra TV-inspektionen.
                              1. Vi forventer opstart af strømpeforingen efter februar, da det ikke kan udføres når der er frost.
          1. Indhentning af tegninger af poolhus
                    1. Intet nyt siden sidst.

 

          1. Nyt rengøringsfirma til rengøring af opgang
                    1. Vi skal have udspecificeret den aftale vi har nu for at kunne sammenligne den med det tilbud vi har modtaget.
                    1. Vi har modtaget tilbud fra Anders Andersens rengøring på rengøring af affaldsskakte som vi acceptere og arbejdet igangsættes så snart det er muligt.
          1. Henvendelse fra beboere
                    1. Flere beboer opfordre til at beboerne viser respekt for hinanden og respektere husorden især omkring støj og larm. Bestyrelsen kan kun tilslutte sig denne opfordring og bede om at husorden blive respekteret. I værste fald kan bestyrelsen blive nødsaget til at gribe ind med sanktioner over for gentagende overtrædelser.

 

          1. Regnskab
                    1. Vi har et underskud på ca. 100.000 som skyldes periodisering.
          1. Eventuelt

2. møde – Referat

 

 

Bestyrelsesmøde

Dato:                       16. november 2015 kl. 18

Sted:                        Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere: Kirsten, Peter Nissen, Peter Kolby, Behrang, Peter Bang og Anna

            1. YouSee individualisering af TV kanaler.
              På GF blev der givet udtryk for at man ønsker at kunne vælge sin egen TV-pakke og ikke være tvunget til den store pakke. Vi har taget kontakt til YouSee for at undersøge hvad vores muligheder er, men det anlæg vi har lige nu kan ikke bruges til at differentiere mellem lejlighederne, så der skal trækkes nye kabler, og dette løber op i ca. 570.000 kr. Den udgift vil YouSee dog gerne dække, på betingelse af at vi binder os hos dem. Dette betyder at de er de eneste der må levere TV på systemet, men kan som ejer vælge ikke at vælge en TV-pakke (forudsat det er den total individuelle løsning der vælges) og benytte sig af en anden udbyder der kan leverer på anden vis end de kabler YouSee har lagt.
              Vi har tre muligheder, hvor længden af bindingsperioden afhænger af hvilken pakke der vælges.
              Når bindingsperioden udløber kan aftalen opsiges med 1 års varsel, ellers kan der kan indgås ny aftale med YouSee fra f.eks. fuldpakke til total individuel efter 2 år med fuldpakken.

 

            1. Fuld pakke – bundet 2 år
              Her binder vi os til alle at vælge den store pakke, til den pris vi betaler nu.
            1. Grundpakke – bundet 5 år
              Her binder vi os til alle at vælge grundpakken til ca. 130,- + gebyr for hvor mange kanaler man vælger til. Man kan f.eks. vælge 10 kanaler til fast pris på 180 – og en total pris på 310 kr.
            1. Total individuel 7 år

Her kan man helt selv sammensætte sin TV-pakke/kanaler, og man kan også vælge slet ikke at ville have noget fra YouSee. Man kan så her ikke vælge en anden udbyder der ville skulle benytte sig at de kabler YouSee har trukket.

            1. Parkeringslicenser
              Vi ønsker en ordning hvor der udstedes beboer licenser på baggrund af at man fremviser en registrerings attensten med beboers navn og adresse, således bliver kontrollen baseret på nummerplader. Har man gæster skal der anvendes gæstelicenser beboeren udfylder og placerer i bilens forrude. Længden af gyldigheden på gæstelicensen bliver f.eks. 1 dag.
              Hele kontrolafgiften tilfalder dog Park Zone, der så står for at sætte skilte op og kontrollerer pladserne flere gange i døgnet.
              Vi undersøger om Easy Park tilbyder private løsninger, da de muligvis har nogle mobile løsninger.
            1. Revisor
                        1. Vi godtager revisors undskyldning, og gør ikke mere ved den sag.
            1. Renoveringsplan
                        1. Efter vi har ”skåret ind til benet” kan Gaihede ikke stå indenfor en 10-årig plan, så nu udarbejdes der en 5-årig renoveringsplan, der forventes bestyrelsen i hænde indenfor et par uger, som så behandles på næstkommende bestyrelsesmøde.
            1. Prioriteret bestyrelses arbejdsliste
                        1. Denne er færdig. De punkter vi har valgt at arbejde videre med kommer til at fremgå på referatet. Når der så afsluttes en opgave, tager vi fat på den højst prioriterede på arbejdslisten.
            1. Internet
                        1. Peter Kolby genforhandler internet aftale med Bolignet.
            1. Vådrumssikring ved renovering af badeværelser
                        1. Bestyrelsen vil gerne gøre alle ejere opmærksomme på at det er lovkrav at der etableres vådrumssikring ved badeværelsesrenovering, men det er ikke bestyrelsen der har ansvar for at håndhæve at dette overholdes.
            1. Vandskade mellem lejl. 20 og lejl. 17.
                        1. Dette er et privat anliggende mellem de to ejere, og ikke ejerforeningens forsikring der skal dække.
            1. Pool kanten
                        1. Det er observeret at der er gennemrustninger på poolkanten. Vi har derfor bedt Berle Pool om at inspicere poolens tilstand. De beretter at den jernkant dugen er spændt ud i er rusten, og da duen blev ilagt for 25 år siden var der 10 års levetid på den, og det forventes at der maks er 2-3 års levetid tilbage, så Berle pool anbefaler at der ilægges en helt ny pool dug, og der er givet tilbud på dette samt nyt rensningsanlæg, da det vi har nu ikke er optimalt og det rensningsmiddel vi bruger er muligvis ikke lovlig.
                          Vi indhenter alternative tilbud fra to andre firmaer til sammenligning.
            1. Kloakker
                        1. TV-inspektionen af kloakkerne er afsluttet og har vist at der skal udføres en strømpeforing for at udbedre rotteskaden der har givet anledning til synkehullet i asfalten i gården, samt at der skal udføres nogle proaktive reparationer.
                          Gaihede udbyder strømpeforingen og forebyggende sikring af kloakkerne, og vi afventer tilbud.
                        1. USB’en med TV-inspektionen skal opbevares ved Kauffmann så den ikke går tabt lige som forrige TV-inspektion.
            1. Indhentning af tegninger af poolhus
                        1. Bang undersøger hvor tegningerne af poolhuset med installationer mv. befinder sig, og efterfølgende fremskafning af dem. Tidligere rådgiver var Flemming Eibye, og vi ønsker at indhente det materiale han har.
            1. Nyt rengøringsfirma til rengøring af opgang
                        1. Vi har modtaget et tilbud på opgangsrengøring fra AA rengøring som Kirsten undersøger nærmere.
            1. Henvendelse fra beboere
                        1. 40 henvender sig med fugt-problemer, og bedes henvende sig til vicevært med henblik på at besigtige problemet.
                        1. En beboer foreslår en vedtægtsændring der skal præciserer hvilke dele af facaderne der tilhøre ejer og hvilke der tilhøre foreningen. Beboeren bedes derfor udarbejde et præcist skriv af denne foreslåede vedtægtsændring for der kan stemmes om den på næst kommende generalforsamling.
                        1. En beboer ønsker at indstille et forslag til næste generalforsamling omkring rengøring af affaldsskakte, såfremt dette ikke når at blive udført i løbet af året (dette punkt er på vores prioriterede arbejdsliste).
            1. Regnskab
                        1. Vi har ikke modtaget noget regnskab forud for mødet.
            1. Eventuelt