1. møde – referat

Bestyrelsesmøde

 

Dato:                      5. januar 2016 kl. 18.00

Sted:                       Anna, opgang 26 lejl. 161

Deltagere:            Morten, Ib, Anna, Kirsten, Peter Bang
Peter Kolby og Kenni deltager ikke.

  1. Opsætning af kasser v. Kirsten
    1. Der er de seneste uger poppet forskellige grønne kasser op foran vores facade mod Dagmarsgade. Bestyrelsen og viceværten forsøger at få et overblik over, hvem det er, der sætter kasserne op, og om de har tilladelse til at sætte kasser op, uden først at have søgt tilladelse hos bestyrelsen.
  2. Renovering v. Ib
    1. Ib kontakter AI ang. møde som forventes efter uge 5.
  3. Administrator udbud v. Peter Bang
    1. Anna udarbejder en forventningsliste til administratorer, således denne kan rundsendes til alle tilbudsgivere. Så kan vi meget nemmere sammenlige de forskellige tilbud, da dem vi har fået nu er meget forskellige, og det er svært at sammenligne pris, når hvert tilbud er inklusiv og eksklusiv forskellige ydelser.
    2. Dette forventes gjort efter uge 4.
  4. Forsikringsudvalg v. Morten
    1. Intet nyt ang. udarbejdelse af template til anmeldelse af forsikringsskader.
    2. En beboer har henvendt sig, og spurgt om foreningen har en arbejdsskadeforsikring, der dækker frivilligt arbejde ifm. en fælles arbejdsdag.
      1. Kauffmann vurderer umiddelbart ikke, at der er behov for en sådan forsikring. Der er dog et enkelt punkt i kravene for hvornår sådan en forsikring skal tegnes, der kan gælde for os. Kauffmann indhenter derfor et tilbud på en arbejdsskadeforsikring der dækker skader i forbindelse med frivilligt arbejde for foreningen. Når dette tilbud foreligger tager bestyrelsen stilling til om den bare skal tegnes, eller om tvivls-punktet skal yderligere undersøges, for at få en endelig afklaring på m forsikringen ER påkrævet, og vi derfor ikke har noget valg om at tegne forsikringen såfremt foreningen ønsker at afholde en arbejdsdag.
    3. Brandsikring i kælderen v. Peter Bang og Ib
      1. Bang sender materiale til Ib, hvorefter Ib indhenter tilbud på hovedentreprise jf. de anbefalinger vi har modtaget fra DBI.
    4. Dagmarsgade 24-26 brandvej
      1. Tomas bedes indkøbe brandvejsskilt, der opsættes ved indkørslen til Dagmarsgade 24-26, da dette stykke er brandvejs passage for at komme til de lejligheder der er vendt mod gården samt poolhuset. Det er derfor meget vigtigt at biler og andet ikke let flytbare genstande parkeres/placeres på dette stykke.
    5. Hjemmeside v. Kenni
      1. Intet nyt da Kenni ikke deltager på mødet.
    6. Chipnøgle implementering v. Anna og Kirsten
      1. Projektet kører som forventet, og bestyrelsen forventer at implementeringen kan påbegyndes i løbet af foråret.
    7. Force Technology v. Peter Bang
      1. Vi afventer tilbud på de nødvendige beton reparationer i kælderen.
    8. Prøvemaling mhp. arbejdsdag v. Peter Kolby og Peter Bang
      1. Vi har modtage tilbud fra Malerhytten, og maling af alle opgange koster 550.000,- kr inkl. moms. Det besluttes at dette punkt overgår til afstemning på GF 2017, og nærmere information om projektet følger da i den forbindelse.
    9. Elevator v. Peter Bang
      1. manglende kreditering jf. 2. møde referat: Denne er nu bogført, og balancen er korrekt.
    10. Videoovervågning v. Kenni
      1. Intet nyt, da Kenni ikke deltager på mødet.
    11. Viceværten to-do liste
      1. Kirsten og Anna udarbejder en opdateret vicevært To-Do liste.
    12. Belysning på Top-House på gavlmuren
      1. Morten undersøger mulighederne for belysning, hvor pæren er placeret i en højde der kan nås fra stige, således vi ikke skal have folk udefra til at skifte pæren hver gang, da dette er en relativ bekostelig affære.
    13. Lejlighedsrenoverings template v. Anna og Ib
      1. ”3.1 lejlighedsrenovering
        Ingen reparationer, renoveringer og/eller andre ændringer af installationer som f.eks. forsynings- eller afløbsrør, andre særinstallationer eller åbning i bærende vægge, må udføres i de respektive lejligheder, uden at bestyrelsen på forhånd skriftligt har godkendt dette.
        Det skal kunne dokumenteres at arbejdet udføres af en autoriseret fagmand.”

Ovenstående blev indført i husorden på GF 2016, hvorfor bestyrelsen nu udarbejder en ”template”, der udleveres til og udfyldes af ejer, inden en omfattende renovering igangsættes.
Dette gøres både for at gøre det nemmere for ejere at efterleve husorden, men også for at foreningen har overblik over hvilke ændringer der udføres i de enkelte lejligheder, som kan have konsekvenser for foreningens øvrige beboere.

  1. Regnskab
    1. Punkt 11 er elevatorposten nu redigeret, og balancen korrekt.
    2. Vi er nu halvvejs gennem regnskabsåret, og der er ingen poster vi overskrider budgettet på.